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In der Mitarbeiterzeitung eines Zulieferers hat Klaus Höhnerbach von einem total interessanten Projekt der „Abteilung Finanzbuchhaltung“ gelesen. Dort wird die elektronische Archivierung für alle Belege der Buchhaltung eingeführt. Das elektronischeArchiv ist mit einem klassischen Archiv vergleichbar. Der Unterschied besteht in derErfassung (Ablage) und der Recherche, die hier elektronisch erfolgen.Schriftstücke oder Zeichnungen werden "eingescannt", ein Vorgang der dem Fotokopieren oder besser dem Faxen vergleichbar ist, und elektronisch als Datei abgespeichert. Die Verwaltung dieser Dateien wird von einem speziellen Archivprogramm übernommen. Dieses Programm legt ein elektronisches Faksimile des Originalbildesim PC ab. Man erhält so ein getreues Abbild des Originaldokumentes: das Layoutbleibt erhalten, selbst handschriftliche Anmerkungen und Unterschriften sind deutlicherkennbar.Klaus Höhnerbach rechnet mit allem! Prof. Dr. Werner Heister, Dr. Michael HeisterIm Artikel waren auch die Nachteile der klassischen Archivierung bzw. die Vorteileder elektronischen Archivierung beschrieben. Folgende findet Klaus Höhnerbach besonders wichtig: Die altbewährte, klassische Archivierungsmethode in Ordnern und Registraturmappen ist umständlicher und zeitaufwendiger. Klassische Archive sind feuergefährdeter. Originalakten wandern zum Teil unkontrolliert durch die Firma und können "verschlampt" werden. Originale sind nicht fälschungssicher. Es können jederzeit unbemerkt Zusätzegemacht oder Veränderungen vorgenommen werden. Bestimmte herkömmliche Materialien sind, insbesondere bei unsachgemäßer Lagerung, verstärkten Alterungsprozessen unterworfen oder vernichten sich mit derZeit selber. Der Inhalt von bis zu 1.000 Aktenordnern kann je nach Art der Dokumente undArchivierung auf einer CD-ROM gespeichert werden. Die Kapazität von CDROMs wächst unaufhaltsam. Die Zugriffszeiten sind wesentlich geringer. Die Mitarbeiter arbeiten effizienter undmotivierter, wenn Sie nicht kostbare Zeit mit dem Wälzen von Akten verbringenmüssen. Außerdem sind die Suchmöglichkeiten einfacher und größer. Ein elektronisches Archiv ist durch entsprechende Kommunikationsmedien standortunabhängig. Beim elektronischen Archiv sind sowohl die Mietkosten für Lagerräume als auchdie Materialkosten in der Regel geringer.Recherchieren Sie doch mal im Internet. Klaus Höhnerbach bevorzugt die Suchmaschine www.google.de.2

Im Folgenden einige Beispiele:Beispiel Nummer 1 (Aktivtausch): Onkel Ferdinand war auf der Bank und hat dort1.000,-- vom Bankkonto der wood&more abgehoben, um die Barkasse aufzufüllen.Der Buchungssatz lautet:Kasse 1.000,-- anBank 1.000,-- Beispiel Nummer 2 (Passivtausch): Onkel Ferdinand war wieder auf der Bank. (Anmerkung des Verfassers: Die kriegen schon immer einen Schrecken, wenn er dortauftaucht!). Er hat dort einen kurzfristigen Kredit (12.450,-- ) in ein langfristiges Darlehen umgewandelt.(Kurzfr.) Verbindl.12.450,-- anDarlehen12.450,-- Beispiel Nummer 3 (Aktiv-Passiv-Mehrung): Onkel Ferdinand hat einen neuen Computer für sein Büro auf Ziel (Kredit) gekauft. Der Computer hat 1.500,-- gekostet.Hinweis: Das betreffende Konto heißt ‚Betriebs- und Geschäftsausstattung‘:Klaus Höhnerbach rechnet mit allem! Prof. Dr. Werner Heister, Dr. Michael HeisterBGA1.500,-- anVerbindlichkeiten(BGA Betriebs- und Geschäftsausstattung)1.500,-- Beispiel Nummer 4 (Aktiv-Passiv-Minderung): Onkel Ferdinand hat letzten Monat denKredit für den besagten Computer getilgt. Er hat das Geld von seinem Bankkonto anden Kreditgeber überwiesen.Verbindlichkeiten1.500,-- anBank1.500,-- Beispiel Nummer 5 (Aktivtausch): Onkel Ferdinand kauft eine Maschine zu 4.000,-- ,die er mit 1.100,-- aus der Kasse bezahlt. Den Rest – 2.900,-- - überweist er perBanküberweisung.Maschine4.000,-- anBankanKasse 1.100,-- 2.900,-- Beispiel Nummer 6 (Aktivtausch): Onkel Ferdinand kauft Holz im Wert von 627,-- und Schrauben im Wert von 58,-- bar.RohstoffeHilfsstoffe627,-- 58,-- anKasse685,-- Bei einem einfachen Buchungssatz sind nur zwei Konten durch den Geschäftsvorfallbetroffen. Bei der Bildung des Buchungssatzes geht man nach folgendem Schemavor: Welche Konten sind betroffen?Welchen Charakter haben diese Konten, sind es Aktiv- oder Passivkonten?Liegt eine Mehrung oder eine Minderung vor?Auf welcher Kontenseite ist zu buchen? (Welches Konto wird somit im Soll gebucht und welches Konto wird im Haben gebucht?)3

Das Bilden von Buchungssätzen bereitet am Anfang manchmal Schwierigkeiten. Inder Regel legt sich dies aber mit der Zeit. In jedem Fall ist es sehr hilfreich, dies intensiv zu üben.Durch viele Geschäftsvorfälle werden aber nicht nur zwei sondern mehrere Kontenberührt. Diese führen dann zur Bildung von zusammengesetzten Buchungssätzen.Dabei werden die gleichen Fragen gestellt wie bei der Bildung einfacher Buchungssätze: Welche Konten sind betroffen?Welchen Charakter haben diese Konten, sind es Aktiv- oder Passivkonten?Liegt eine Mehrung oder eine Minderung vor?Auf welcher Kontenseite ist zu buchen? (Welches Konto wird somit im Soll gebucht und welches Konto wird im Haben gebucht?)In vielen Fällen wird hier eine Seite (Soll oder Haben) nur auf einem Konto berührt.Möglich ist es aber auch, dass ein Geschäftsvorfall auf mehreren Konten gebuchtwerden muss.Klaus Höhnerbach rechnet mit allem! Prof. Dr. Werner Heister, Dr. Michael HeisterGrundsätzlich können zusammengesetzte Buchungssätze auch in mehrere einfacheBuchungssätze zerlegt werden:Beispiel Nummer 6 (Aktivtausch) von weiter oben: Onkel Ferdinand kauft Holz imWert von 627,-- und Schrauben im Wert von 58,-- bar.RohstoffeHilfsstoffe627,-- 58,-- anKasse685,-- Rohstoffe627,-- anKasse627,-- Hilfsstoffe58,-- anKasse58,-- Denkbar ist auch:undDies ist in der Praxis aber nicht üblich und sollte auch aus didaktischen Gründennicht vorgenommen werden.Bei der Bebuchung der T-Konten wird immer das Gegenkonto angegeben. Versuchen wir deshalb einmal ‚rückwärts‘ zu denken. Man spricht hier häufig auch von einem ‚Deuten‘ von Buchungen. Wir zeigen Ihnen jetzt ein Konto ‚Kasse‘ und Sie erläutern, welche Geschäftsvorfälle dahinter stehen könnten.4

Das Konto ‚Kasse‘ sieht dabei wie folgt aus:SEBKForderungenBankMaschinen280 01.9991.5414.3404.340Abb. 9.1: Konto ‚Kasse‘Die Geschäftsvorfälle und Buchungssätze könnten wie folgt lauten:Eröffnungsbuchung: Wir tragen 2.500 aus der Eröffnungsbilanz vor.Kasse 2.500,-- anEBK 2.500,-- Anmerkung: Das EBK wird weiter später näher erläutert.Klaus Höhnerbach rechnet mit allem! Prof. Dr. Werner Heister, Dr. Michael Heister1. Buchung: Ein Kunde begleicht unsere Forderungen in der Höhe von 720,-- . Der Buchungssatzlautet:Kasse 720,-- anForderungen 720,-- 2. Buchung: Wir heben 1.000,-- bei der Bank ab und zahlen diese in die Kasse ein. Der Buchungssatz lautet:Kasse 1.000,-- anBank 1.000,-- 3. Buchung: Wir verkaufen eine Maschine bar für 120,-- . Der Bestand an Maschinen nimmt ab undder Kassenbestand nimmt zu. Der Buchungssatz lautet:Kasse 120,-- anMaschinen 120,-- 4. Buchung: Wir kaufen Rohstoffe bar für 600,-- Euro. Der Buchungssatz lautet:Rohstoffe600,-- anKasse600,-- 5. Buchung: Wir haben ein Soll-Saldo (ein Minus) auf unserem Postgirokonto, das wir nur selten nutzen. Zum Ausgleich dieses Soll-Saldos zahlen wir 200,-- aus der Kasse ein. Der Buchungssatz lautet:Postgiro200,-- anKasse200,-- 6. Buchung: Wir kaufen einen neuen Computer für 1.999,-- Euro gegen bar:BGA 1.999,-- anKasse 1.999,-- Schlussbuchung: Wir bilden nun den Saldo des Kontos. Dazu addieren wir die wertmäßig größere Seite hier die Aktivseite – zu 4340,-- . Davon ziehen wir die Buchungen auf der Habenseite abund erhalten als Saldo den Schlussbestand unserer Kasse in der Höhe von 1.541,-- .SBK 1.541,-- anKasse 1.541,-- Anmerkung: Das SBK wird später noch näher erläutert.5

Klaus Höhnerbach versucht, sich die Struktur der Buchungssätze zu merken. Selbstim Urlaub lässt ihn dieses Problem nicht los. Da muss es doch irgendeinen Trick geben, mit dem man sich die Struktur „Soll-Buchung“ an „Haben-Buchung“ besser merken kann. Sie will ihm einfach nicht in den Kopf hinein!Helga lacht nur: „Mensch Klaus, das ist genau Dein Fehler. Du versuchst Dir einenTrick zu konstruieren. Das kann aber nicht funktionieren, weil es keinen Trick gibt,der dem System der Doppelten Buchführung gerecht wird. Du musst Dir einfachmerken, dass die Buchung im Soll vor dem Wörtchen „an“ und die Buchung im Haben hinter dem Wörtchen „an“ steht.Wenn Du also einen Geschäftsvorfall „Bareinkauf von Rohstoffen“ hast, dann wirddas Rohstoffkonto durch den Bareinkauf gemehrt und das Kassenkonto durch denBareinkauf gemindert. Da „Rohstoffe“ ein Aktivkonto ist, wird die Mehrung im Soll gebucht. Deswegen steht das Konto ‚Rohstoffe‘ vor dem Wörtchen „an“.Klaus Höhnerbach rechnet mit allem! Prof. Dr. Werner Heister, Dr. Michael HeisterKasse ist ein Aktivkonto und Minderungen des Aktivkontos stehen im Haben. Alsowird das Konto im Haben gebucht. Deswegen steht das Konto „Kasse“ im Buchungssatz hinter dem Wörtchen „an“.Der Buchungssatz lautet: „Rohstoffe an Kasse“. Beispielsweise eine Aussage wie„Rohstoffe“ gehen an die „Kasse“ oder ähnliche sind Nonsens. Es gilt ganz einfachnur: Die Konten, die vor dem Wörtchen „an“ stehen werden im Soll gebucht und dieKonten, die hinter dem Wörtchen „an“ stehen werden im Haben gebucht. Ob es sichdann um eine Minderung oder Mehrung handelt, das hängt davon ab, ob hier ein Aktivkonto oder ein Passivkonto vorliegt. Du darfst nach keinem weiteren Zusammenhang fragen. So einfach ist das!“Hier wird eine wichtige Unterscheidung der Buchungsarbeit deutlich. Gebucht wirdnämlich in zwei ‚Büchern‘, die aber ganz unterschiedlich aufgebaut sind und unterschiedliche Funktionen haben: Einmal wird im Grundbuch gebucht. Das Grundbuch nimmt die Geschäftsvorfällein der Form der Buchungssätze in zeitlicher Reihenfolge auf. Weiterhin wird im Hauptbuch gebucht. Das Hauptbuch nimmt die T-Konten aufund ordnet diese nach sachlichen Gesichtspunkten.6

Kapitel 10: Klaus Höhnerbach und die großeNummerLernziele:Nach dem Durcharbeiten der Wissensbausteine sind Sie in der Lage:Klaus Höhnerbach rechnet mit allem! Prof. Dr. Werner Heister, Dr. Michael Heister Sich in der Organisation einer Buchhaltung zurechtzufinden.Die Funktion der Bücher des Kaufmanns zu unterscheiden.Die Funktionen von Kontenrahmen und Kontenplan zu unterscheiden.Den Einsatz von Kontenplänen zu beherrschen.Den Begriff „ERP-System“ einzuordnen.Klaus sitzt in seinem Büro und denkt darüber nach, wie er wohl am besten in dieBuchführung von Onkel Ferdinand ‚hineinriechen‘ kann. Er hatte ja versprochen, ihnbei der Buchführung zu unterstützen.Er will sich zunächst einen Überblick über die Organisation der Doppelten Buchführung bei Onkel Ferdinand verschaffen. Er weiß aus seinem Studium, dass zur Erfassung aller Geschäftsvorfälle in der Doppelten Buchführung eine chronologisch undsachlich gegliederte Aufzeichnung in Büchern und Konten erfolgt.Die Buchungen werden in zeitlicher Reihenfolge erfasst, nach sachlichen Gesichtspunkten geordnet und gegebenenfalls durch Nebenaufzeichnungen erläutert.1

Diese Ordnung der Buchungen erfolgt in den sogenannten Büchern derBuchführung: Grundbuch (Journal) Hauptbuch Nebenbücher Kassenbuch Kontokorrentbuch Lagerkartei Lohn/Gehaltsbuchung Anlagenkartei Gegebenenfalls WechselbuchDie Buchungen werden im Grundbuch (Journal) in zeitlicher Reihenfolge (chronologische Aufzeichnung) erfasst.Im Hauptbuch werden die Buchungen dann in sachlicher Reihenfolge auf Sachkonten erfasst.Klaus Höhnerbach rechnet mit allem! Prof. Dr. Werner Heister, Dr. Michael HeisterDie Nebenbücher dienen der Erläuterung bestimmter Sachkonten des Hauptbuches: Im Kassenbuch werden die Bargeldbestände, Briefmarken und sonstige Wertzeichen erfasst. (Sachkonto: Kasse). Im Kontokorrentbuch wird der unbare Geschäftsverkehr mit Kunden und Lieferern erfasst. (Sachkonten: Forderungen a.L.u.L. (a.L.u.L. aus Lieferungen undLeistungen), Verbindlichkeiten a.L.u.L.). In der Lohn- und Gehaltsbuchhaltung wird für jede/n MitarbeiterIn ein Lohn- bzw.Gehaltskonto geführt (Sachkonten: Löhne und Gehälter) In der Anlagenkartei wird für jeden Vermögensgegenstand des Anlagevermögens ein Konto bzw. eine ‚Anlagenkarte‘ geführt. (Sachkonten: Anlagekonten wieMaschinen, Fuhrpark etc.). Im Wechselbuch werden die Besitzwechsel und Schuldwechsel verzeichnet.(Sachkonten: Besitzwechsel, Schuldwechsel).Im Folgenden werden die Bücher zum Teil näher erläutert. Nach § 146 Abs. 5 AOkönnen die Bücher auch in geordneter Ablage von Belegen bestehen oder aufDatenträgern geführt werden. Für alle Grundbücher gilt:Die Geschäftsvorfälle sind zeitnah zu erfassen!Klaus Höhnerbach ist sich nicht mehr ganz sicher. Was bedeutet zeitnah aber nunwirklich? Wissen Sie es? Helfen Sie Klaus und versuchen Sie es zu klären! Recherchieren Sie in der Fachliteratur oder im www!2

Zeitnahe Erfassung:Butter bei die Fische! Sie haben doch hoffentlich erst selbst gelöst und nicht einfachnur die Hilfefunktion benutzt, oder etwa doch?Für den baren Zahlungsverkehr ist eine tägliche Aufzeichnung vorgeschrieben. Dieübrigen Geschäftsvorfälle unterliegen keiner täglichen Aufzeichnungspflicht. Es mussjedoch ein zeitlicher Zusammenhang zwischen den Vorgängen und ihrer buchmäßigen Erfassung bestehen. Sofern entsprechende organisatorische Maßnahmen getroffen worden sind, mit denen sichergestellt wird, dass keine Buchführungsunterlagen verloren gehen, kann die Erfassung erst im folgenden Monat erfolgen.Im Grundbuch werden die Buchungen in chronologischer (zeitlicher) Reihenfolge erfasst.Die Buchungen werden wie folgt unterteilt: Klaus Höhnerbach rechnet mit allem! Prof. Dr. Werner Heister, Dr. Michael Heister Eröffnungsbuchungen über EBKLaufende Buchungen der Geschäftsvorfälle im Geschäftsjahr mittels vorkontierterBelegeVorbereitende Abschlussbuchungen wie z.B. Abschluss der Unterkonten (z.B.Privatkonto etc.)Abschlussbuchungen (GuV und Schlussbilanz)Journal der wood&moreMonat Oktober 2001Seite 4711BelegDatumBuchungstextKontenBetrag in EuroSollHabenSollHaben1.10.2001Übertrag.1.10.2001 2001 2001 ERRechnung Roh20004400732,50732,5023stoffe2.10.2001 .3.10.2001 .Abb. 10.1: Grundbuch (Journal) der wood&moreBelege können beispielsweise sein: AR Ausgangsrechnung Rechnung an Kunden ER Eingangsrechnung Rechnung von Lieferer BA Bankbeleg KB Kassenbeleg EB Eigenbeleg Sonstige BelegeWie Sie sehen, werden die Konten hier mit Nummern bezeichnet. Dazu gleich weiterunten mehr.3

Klaus Höhnerbach hat sehr schnell festgestellt, dass die Geschäftsvorfälle in zeitlicher Reihenfolge (chronologische Aufzeichnung) in den Grundbüchern erfasst werden. Wo erfolgt aber die sachliche (systematische) Gliederung des Buchungsstoffes?Ach ja, dafür sind die Konten des Hauptbuches da. Der Abschluss der Konten ergibtdann die Bilanz und die Gewinn- und Verlustrechnung.In dem Grundbuch erfolgen die Eintragungen auf Basis von Belegen. Das Grundbuch wiederum ist die Basis für die Buchungen im Hauptbuch. Wichtig ist bei denBuchungen, dass die Entstehung der Forderungen und Schulden und ihre Tilgunggrundsätzlich als getrennte Geschäftsvorfälle behandelt werden (§ 145 Abs. 1 Satz 2AO).Klaus Höhnerbach rechnet mit allem! Prof. Dr. Werner Heister, Dr. Michael HeisterEine chronologische Aufzeichnung der Buchungen reicht nicht aus. Im Hauptbuch erfolgt vielmehr eine sachliche Aufzeichnung der Buchungen. Nur so ist gesichert, dassman stets einen Überblick über das Vermögen und die Schulden erhält. Die Aufzeichnung im Hauptbuch erfolgt über T-Konten oder Konten in tabellarischer Darstellung. Finanzbuchhaltungsprogramme nutzen moderne Datenbanken. In den folgenden Übungen werden wir die Darstellung in der Form von T-Konten verwenden.BelegdatumBeleg1.10.2001AR 112.10.2001BA22.Konto: 2800 BankBuchungstextGegenkontoVerkaufan 000Haben500Abb. 10.2: Hauptbuch in Spaltenform – Konto BankAber da war doch noch etwas. Klaus hat noch einen Begriff auf seinem Vorbereitungszettel stehen – „Kontokorrentbuch (Geschäftsfreundebuch)“. Wohin gehörtdenn das Kontokorrentbuch?Nun, das Kontokorrentbuch ergänzt wie die anderen Nebenbücher die chronologische und systematische Ordnung der Buchhaltung.In dem Kontokorrentbuch werden Forderungen und Schulden gegenüber den „Geschäftsfreunden“ von ihrer Entstehung bis zur Begleichung jeweils einzeln dargestellt. Als Gegenposition zu dem Kontokorrentbuch stehen das Sachkonto „Forderungen aus Lieferungen und Leistungen“ und das Sachkonto „Verbindlichkeiten ausLieferungen und Leistungen“ im Hauptbuch. Zum Jahresabschluss kann die Saldenliste, die sich aus dem Kontokorrentbuch ergibt, mit den beiden Sachkonten abgestimmt werden.Ein „Geschäftsfreundebuch“ muss nicht angelegt werden, wenn eine Übersicht überForderungen und Schulden gegenüber den Geschäftsfreunden sichergestellt und jederzeit einsehbar ist (vgl. § 146 Abs. 5 AO). Diese Offene-Posten-Buchhaltung entspricht den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung.4

„Laufen denn die Rechnungen, die Onkel Ferdinand für seine Produkte verschickt,auch über die Kasse?“Klaus Höhnerbach rechnet mit allem! Prof. Dr. Werner Heister, Dr. Michael Heister„Ach, Du meinst den sogenannten Zielverkauf? Nein, die werden in der Regel perBanküberweisung beglichen. Das geht folgendermaßen: Onkel Ferdinand verkaufteinen Tisch im Wert von 678,-- (incl. MwSt), liefert diesen aus und schickt einenTag später die Rechnung per Post. Der Kunde hat damit den Tisch auf Kredit gekauft. Onkel Ferdinand hat dann eine Forderung in der Höhe von 678,-- , der Kundeeine Verbindlichkeit gegenüber Onkel Ferdinand in gleicher Höhe. Onkel Ferdinandkauft aber auch Waren von seinen Lieferanten auf Ziel (Zieleinkauf). Er hat dann gegenüber den Lieferanten eine Verbindlichkeit, die Lieferanten hingegen eine Forderung an ihn.Über die Kunden und Lieferanten und den diesbezüglichen Forderungen bzw. Verbindlichkeiten gibt es detaillierte Aufzeichnungen in der Buchführung. Beispielsweisewird für jeden Kunden aufgezeichnet, welche Forderungen ihm gegenüber entstanden sind bzw. bestehen und welche Zahlungen der Kunde geleistet hat. Schau malher, hier habe ich einmal herausgesucht, welche Theken Onkel Ferdinand für verschiedene kleine Kioske der Kette ‚Ernst-Kalkül-Press‘ gebaut und verkauft hat. Diese Kette hat ja inzwischen fast alle Kioske in den Bahnhöfen der Region übernommen. Ich habe diese Liste aus der Buchführung in ein Tabellenkalkulationsprogrammkopiert. Ich wollte

Die Bedeutung der Auflösung der Bilanz in Konten zu erläutern. Das Verhältnis von ‚Inventar‘ und ‚Bilanz‘ zu erläutern. Die Funktionalität von ‚Konten‘ in der Buchführung zu nutzen. Klaus Höhnerbach wird schon ganz unruhig, he