Transcription

DESAIN DAN IMPLEMENTASI APLIKASI SURAT PERJALANAN DINAS DALAMNEGERI MENGGUNAKAN VISUAL BASIC.NET, POSTGRESQL DAN CRYSTALREPORTSTUDI KASUS : SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN DI SEKRETARIATJENDERAL PP&PL KEMENTERIAN KESEHATANZulhalimDosen Program Studi Teknik Informatika, STMIK TRAK: Peraturan Menteri Keuangan Republik Indonesia nomor No. 113/PMK.05/2012mengatur tentang perjalanan dinas dalam negeri sudah mengatur mekanisme danpembayaran biaya perjalanan dinas secara baku. Aplikasi surat perjalanan dinas dibangunberdasarkan peraturan menteri keuangan tersebut. Aplikasi mencakup input surat tugas,kegiatan berserta perincian biayanya dan laporan yang dibutukan dalam mengelola suratperjalanan dinas mulai dari surat tugas, surat perjalanan dinas, rincian dan rekapitulasibiaya, pengeluaran riil dan daftar hadir serta amplop peserta.Kata kunci: surat perjalanan dinas, visual basic.net, postgreSQL, crystal report1. PENDAHULUANSurat perjalanan dinas biasanyamasih dikelola dengan Microsoft Excelldengan menghubungkan beberapa sheetbahkan sampai dengan menggunakan mailmerge. Hal tersebut mengakibatkanpengelola surat perjalanan dinas haruslahorang yang mengerti Microsoft Exceldengan tingkatan lanjut. Tidak semuaorang dapat menggunakan data yangkurang terstruktur.Peraturan menteri keuangan nomorNo. 113/PMK.05/2012 mengatur tentangperjalanan dinas dalam negeri danmekanisme pembayaran dalam rangkapelaksanaan anggaran belanja negara.Peraturan tersebut mengatur format suratperjalanan dinas secara baku, dan harusditaati demi kelancaran pembayaranpembayaran dinas. Maka diperlukanlahsuatu aplikasi yang terintegerasi untukmengelola surat perjalanan disnas yangsesuai dengan peranturan meteri keuangantersebut.Aplikasi surat perjalanan dinasdibangun berdasarkan peraturan menterikeuangan tersebut. Aplikasi mencakupinput kegiatan berserta perincian biayanyadan beberapa laporan yang dibutukandalam mengelola surat perjalanan dinas.2. LANDASAN TEORIPengertian Perjalanan DinasPerjalanan dinas dapat dibedakanmenjadi tiga macam yaitu[1]: 1)PerjalananDinasDalamNegeriselanjutnya disebut Perjalanan Dinasadalah perjalanan ke luar TempatKedudukan yang dilakukan dalam wilayahRepublik Indonesia untuk kepentingannegara. 2) Perjalanan Dinas Jabatan adalahPerjalanan Dinas melewati batas kotadan/atau dalam Kota dari tempatkedudukan ke tempat yang dituju,melaksanakan tugas, dan kembali ketempat kedudukan semula di dalam negeri.3) Perjalanan Dinas Pindah adalahPerjalanan Dinas dari tempat kedudukanJurnal : Manajemen Informatika. Edisi: No.7 Tahun VII/ Nopember 2014.Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer JayakartaISSN : 2086 – 10521

yang lama ke tempat kedudukan yang baruberdasarkan surat keputusan pindah.Surat Perjalanan Dinas, selanjutnyadisingkat SPD adalah dokumen yangditerbitkan PPK dalam rangka pelaksanaanPerjalanan Dinas Pejabat Negara, PegawaiNegeri, Pegawai Tidak Tetap, dan PihakLain.Pelaksana SPD adalah PejabatNegara, Pegawai Negeri, dan if di Indonesia di bawahProvinsi.Ruang Lingkup Perjalanan DinasMengatur mengenai pelaksanaandan pertanggungjawaban Perjalanan Dinasbagi Pejabat Negara, Pegawai Negeri, danPegawai Tidak Tetap yang dibebankanpada APBN. Perjalanan Dinas, meliputi[1]: a) Perjalanan Dinas Jabatan; dan b)Perjalanan Dinas Pindah. Pegawai Negeri,meliputi: a) Pegawai Negeri Sipil; b)Calon Pegawai Negeri Sipil; c) AnggotaTentara Nasional Indonesia; dan d)Anggota Kepolisian Negara RepublikIndonesia.Prinsip Perjalanan DinasPrinsip dalam mengelola suatu perjalandinas adalah[1]: a.) selektif, yaitu hanyauntuk kepentingan yang sangat tinggi rintahan;b)ketersediaan anggaran dan kesesuaiandengan pencapaian kinerja KementerianNegara/Lembaga; c) efisiensi penggunaanbelanja negara; dan d) n Dinas dan pembebanan biayaPerjalanan Dinas.Biaya Perjalanan DinasBiaya-biayadiakuidalamperjalanan dinas dengan komponen‐komponen sebagai berikut[1]:a) uang harian (sdh mencakup uangmakan, transport lokal, uang ndara); c) biaya penginapan;d) sewa kendaraan dalam Kota (sdhtermasuk supir, BBM, pajak).Ditjen PP&PL Kementerian KesehatanSejarahDirektoratJenderalPengendalian Penyakit dan PenyehatanLingkungan (PP&PL) ini sudah dimulaipada masa penjajahan Belanda [2]. Gunamencegah penyebaran penyakit menulardan mengendalikan faktor risiko penyakit,Pemerintah Kolonial Belanda membangunInstalasi Kesehatan Lingkungan diYogyakarta, yang merupakan cikal bakalupaya peningkatan hygiene dan sanitasisebagai bagian dari upaya peningkatankesehatan masyarakat. Dari referensi,catatan, dan laporan yang berasal dariberbagai sumber memberikan gambaranbahwa mulai awal abad 20 hingga abad 21ini telah mulai berjangkit berbagaipenyakit menular.Ditjeninimemilikivisi:"Masyarakat Sehat yang Mandiri dalamPencegahan dan Penanggulangan Penyakitdan PenyehatanLingkungan sertaBerkeadilan" dan memiliki misi: 1) Meningkatkan derajat kesehatan masyarakatmelalui pemberdayaan masyarakat termasuk swasta dan masyarakat madani; 2)Melindungi kesehatan masyarakat denganmenjamin tersedianya upaya kesehatanyang paripurna, merata, bermutu, danberkeadilan; 3) Menjamin ketersedian danpemerataan sumber daya kesehatan; 4)Menciptakan tata kelola kepemerintahanyang baik.Visual Basic .NETVisual Studio 6.0 adalah pendahuludari Visual Studio.Net, merupakan alatbantu development yang populer, cepatdan banyak digunakan serta masihdigunakan hingga saat ini. Dengan adanyaperubahan berdasarkan .Net frameworkVisual Studio.NET menjadikan satusatunya bahasa pemrograman yangmemiliki integrasi yang kuat denganSistem operasi (Windows) dengankompabilitas akses ke database nonJurnal : Manajemen Informatika. Edisi: No.7 Tahun VII/ Nopember 2014.Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer JayakartaISSN : 2086 – 10522

Microsoft dengan menggunkan OLEDBConnections. Sampai sekarang versiVisual Studio Net yang paling banyakdipakai adalah versi 2010, menjadikanprogrammer memiliki pengalaman yangsama dalam membangun aplikasi denganbahasa Basic, C# dan ASP.NET[3].PostgreSQLPostgreSQL adalah sebuah sistembasis data yang disebarluaskan secarabebas menurut Perjanjian lisensi BSD.Piranti lunak ini merupakan salah satubasis data yang paling banyak digunakansaat ini, selain MySQL dan Oracle.PostgreSQL menyediakan fitur yangberguna untuk replikasi basis data. Fiturfitur yang disediakan PostgreSQL antaralain DB Mirror, PGPool, Slony,PGCluster, dan lain-lain.PostgreSQL adalah sistem databaseyang kuat untuk urusan relasi, open source.Memilikilebihdari15tahunpengembangan aktif dan sudah terbuktisegala rancangan arsitekturnya telahmendapatreputasi tentang“kuat”,“handal”, “integritas data”, dan “akurasidata.[4]Crystal ReportPerangkatlunak alatbantupelaporan ini sudah lama dipakai sejakadanya visual basic 5.0, Crystal Reportyang pertama kali di buat oleh SeagateSoftware telah dipaketkan dengan paketinstalasi Visual Studio 5.0. KemudianCrystal report diakuisisi oleh BusinessObject pada versi ke XI, selanjutnyasekarang sudah dipaketkan menjadi SAPCrystal Report [3].3. METODE PENELITIANMetode yang digunakan dalampenilitian ini adalah Agile SoftwareDevelopmentdenganExtremeProgramming (XP) yang memiliki empattahapan yaitu: Planning, Design, Coding,dan Testing [5].Gambar 1. Tahapan ExtremeProgrammingTahapan seperti pada gambar 1 dapatdijelaskan sebagai berikut:1. Planning. Aktivitas planning dimulaidengan membentuk user stories.Anggota XP team kemudian menilaisetiap story dan menentukan cost(diukur dalam satuan minggu).Customer dan XP team bekerjabersama untuk memutuskan bagaimanagrup story untuk release berikutnya(software increment berikutnya) untukdibangun oleh XP team. Jikakomitmen telah dibuat, XP team akanmembangun story-story dengan cara :1)Semuastorysegeradiimplemetasikan (dalam beberapaminggu), 2) Story dengan valuetertinggi akan dipindahkan dari jadwaldan dimplementasikan pertama. 3)Story dengan resiko paling tinggi akandiimplemetasikan lebih dulu. Setelahprojectpertamadireleasedandidelivery, XP team customerdapatmenambah story, merubah value,membagi story atau menghapusnya.2. Design. XP menggunakan ClassResponsibility Collaborator (CRC)card, untuk mengenali dan mengaturobject oriented class yang sesuaidengan software increment. Berikut inigambar model kartu CRC dimanaterdapat Class Name sebagai kelasyangsedangdijabarkan,Jurnal : Manajemen Informatika. Edisi: No.7 Tahun VII/ Nopember 2014.Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer JayakartaISSN : 2086 – 10523

Responsibilities merupakan tugas danfungsi kelas tersebut dan Collabolatorssebagai kelas atau objek yangberhubungan dengan kelas tersebut.Gambar 2. Kartu Class ResponsibilityCollaborator3. Coding. Sebelum membuat code, lebihbaik membuat unit test tiap story untukdimasukkan dalam software increment.XP menyarankan agar dua orangbekerja bersama pada satu komputerworkstation untuk membuat code darisatu story (pair programming), untukmenyediakan real time problemsolving dan jaminan real time quality.Setelah pair programming selesai,code diintegrasikan dengan kerjalaiinnya (continuous integration).4. Testing. Unit test yang telah dibuatharusdiimplementasikanmenggunakan suatu framework dandiatur ke dalam universal testing suite,integrasi dan validasi sistem dapatdilakukan setiap hari. Customer test(acceptance test) dilakukan olehcustomer dan fokus pada keseluruhanfitur dan fungsional sistem. Acceptancetest diperoleh dari customer storiesyang telah diimplemetasikan sebagaibagian dari software release.4. HASIL DAN PEMBAHASANHasil penelitian desain danimplementasi aplikasi alih media arsipstatis dapat dirinci sebagai berikut:PlanningTahapan perencanaan ini meliputi rencanapenggunaan sumber daya, waktu yangdibutuhkan dan perkiraan biaya yangdugunakan. Pada rencana penggunaansumber daya dibentuk suatu teamprograming yang terdiri dari 1 manajerproyek, 2 analis programmer dan 1dokumenterproyek.Selainteamprogramer juga pada sisi penggunadibentuk team pengguna yang terdiri dari 2bagian keuangan, 2 operator dan 1 tenagaIT internal ditjen PP&PL. Waktu dantempat adalah di ruang rapat bagiankeuangan gedung B ditjen PP&PL, dimanakedua team ini berinteraksi menyusunaplikasi surat perjalanan dinas sesuaidengan tugas dan tanggungjawabnyamasing-masing. Adapun biaya yangdibutuhkanmasukdalamproyekPeningkatan Kinerja Keuangan tahunanggaran 2014 Ditjen PP&PL. Berikut inijadwal pengembangan aplikasi suratperjalanan dinas.NoModulMinggu1. Master datav2. Input SPDv v3Pelaporanv v4DokumentasivGambar 3. Jadwal pengembangan aplikasiSetelah menyusun user story makadapat disimpulkan bahwa alur kerjapembuatan surat perjalanan dinas dimulaidengan adanya suatu kegiatan. Kegiatandapat berupa pertemuan secata internal,bimbingan teknis atau eksternal. Setiapkegiatan memiliki akun biaya, tahunanggarannya serta sejumlah peserta yangikut dalam kegiataan tersebut.Jurnal : Manajemen Informatika. Edisi: No.7 Tahun VII/ Nopember 2014.Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer JayakartaISSN : 2086 – 10524

Pada awal kegiatan, peserta akandiberikan surat tugas masing-masing.Peserta akan mendatangi tempat tujuankegiatan tersebut, ketika sudah sampai danselama kegiatan tersebut berlangsung,peserta diwajibkan untuk melakukanabsensi setiap hari dengan memberikantandatangan pada daftar hadir. Apabilakegiatan telah berakhir dan peserta sudahkembali ke tempat masing-masing, makapserta akan mengumpulkan bukti biayayang dikeluarkan atas perjalanan dinastersebut.Dokumen bukti pengeluaran biayamasing-masing peserta diinput ke aplikasisesuai dengan kegiatan tersebut. data yangdiinput adalah perincian biaya yang terdiridari uang tansport, uang saku, uang hariandan uang penginapan. Jika sudah kengkapperseta bisa mencetak laporan rincianbiaya perjalanan dinas dan daftarpengeluaran riil. Berikut ini gambardiagram alir aplikasi surat perjalanandinas.Gambar 4. Diagram alir SPDBerdasarkan user story penggunaaplikasi ini bisa mengakses didalam kantormaupun di luar kantor. Hal tersebutmenandakan bahwa aplikasi ini harusdapat diakses melalui internet ataujaringan LAN. Server port databasePostgreSQL akan dibuka untuk public,sehingga bisa diakses dari luar kantor.Berikut ini gambar topologi jaringanaplikasi surat perjalanan dinas.Gambar 5. Topologi SPDDesignDari hasil rapat dengan timpengguna yang membicarakan alur kerjaaplikasi alih media arsip statis dihasilkanuser story untuk masing-masing kegiatandan diagram alir aplikasi. Pada tahapanselanjutnya yaitu tahapan design teamprogrammer mencoba untuk membuatCRC untuk masing-masing kelas yangdapat diidentifikasi yaitu berupa:1) Satuan kerja, kelas ini merupakanbagian kerja dimana kegiatan tersebutdilakukan.2) Pegawai, kelas ini merupakan pesertakegiatan yang ada pada suatu satuankerja.3) Golongan, kelas ini merupakan refernsigolongan setiap peserta dimanaterdapat standar biaya untuk setiapbiaya kegiatan.4) Kegiatan, kelas ini adalah pencatatandata detail kegiatan berserta dennganpesertanya.5) Rincian biaya, kelas ini meupakanturunan dari kelas kegiatan dimanauntuk mencatat biaya perjalanan dinassetiap peserta.Jurnal : Manajemen Informatika. Edisi: No.7 Tahun VII/ Nopember 2014.Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer JayakartaISSN : 2086 – 10525

Berikut ini CRC aplikasi surat perjalanandinas yang dapat disusun dari user story:SATUAN KERJANamaBagianPEGAWAIBendaharaPPKKeuanganGambar 6a. CRC satuan kerjaSetelah disusun CRC untuk setiap kelasyang ada, maka dapat dibuat EntityRelationship Diagram (ERD) yangmenggambarkan hubungan antara masingmasing kelas berserta dengan attribututamanya seperti dilihat pada gambarberikut NGANJabatanGolonganKedudukanAsalGambar 6b. CRC atBiayaUangSakuUangHarianUangPenginapanGambar 6c. CRC bar 6d. CRC anGambar 6e. CRC Rincian biayaGambar 7. ERD SPDCodingSetelah CRC dan ERD sudahdinyatakan cukup maka pada tahapselanjutnya dilakukan coding aplikasidengan menuliskan kode program dalambahasa Visual Basic dengan tool MicrosoftVisual Studio 2010. Coding dilakukandengan cara pair programming yaitu 2orang programmer melakukan codingbersama-sama dimana saling membantudan saling mengingatkan terjadi dariinteraksi 2 orang programmer tersebut.Jurnal : Manajemen Informatika. Edisi: No.7 Tahun VII/ Nopember 2014.Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer JayakartaISSN : 2086 – 10526

Pengerjaan coding di lakukanbertahap per sub modul dan pada akhirpengerjaan sub modul akan divalidasi olehteam pengguna. Apabila telah divalidasioleh team pengguna dan dinyatakan cukupmaka team programmer melanjutkan padasub modul berikutnya. Berikut inibeberapa tampilan aplikasi surat perjalanandinas mulai dari tampilan halaman login,menu utama, satuan kerja, golongan,pegawai, user, kegiatan dan rincian biayaserta beberapa hasil pencetakan laporanperjalanan dinas.Gambar 8d. Tampilan form golonganGambar 8e. Tampilan form pegawaiGambar 8a. Tampilan form loginGambar 8f. Tampilan form userGambar 8b. Tampilan menu utamaGambar 8g. Tampilan form kegiatanGambar 8c. Tampilan form satuan kerjaJurnal : Manajemen Informatika. Edisi: No.7 Tahun VII/ Nopember 2014.Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer JayakartaISSN : 2086 – 10527

Gambar 8l. Laporan rincian biayaperjalanan dinasGambar 8h. Tampilan form rincian biayaGambar 8m. Rekapitulasi biayaperjalanan dinasGambar 8i. Tampilan form cetakGambar 8j. Laporan surat tugasGambar 8k. Laporan surat perjalanandinasTestingPengujian aplikasi surat perjalanandinas dilakukan dengan menginput ketigajenis kegiatan perjalanan dinas yaitupertemuan internal, pertemuan bimbinganteknis dan pertemuan eksternal. Setiapjenispertemuantersebutdiinputberdasarkan dokumen fisik pertemuanyang sudah dilakukan selama tahun 2013,untuk satu jenis diinputkan satu nomorkegiatan. Ketika data perjalanan dinassudah diinput lengkap maka tim penggunamencoba untuk menyamakan data fisikdengan data yang telah diinput baik secaraperhitungan maupun secara bentukdokumen keluaran. Hasil input dariaplikasi surat perjalanan dinas sudahdisamakan dengan dokumen fisiknya padapertemuaan internal, bimbingan teknis daneksternal. Tim pengguna membubuhkansetiap dokumen keluaran yang dinyatakanbenar dan cocok dengan dokomen fisiknya. Setelah itu ditandatangani dokumenUser Acceptance Test (UAT) sebagaitanda bahwa aplikasi surat perjalanandinas dapat diterima oleh tim pengguna.Jurnal : Manajemen Informatika. Edisi: No.7 Tahun VII/ Nopember 2014.Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer JayakartaISSN : 2086 – 10528

5. PENUTUPSimpulanSetelah melakukaan pengujianpada aplikasi surat perjalanan dinas padaditjen PP&PL Kementerian Kesehatan,penulis menarik beberapa kesimpulanbahwa:1. Aplikasi surat perjalanan dinas dapatdibuat menggunakan visual basic.net2. Server database PostgreSQL dapatdiinstall pada sistem operasi windowsdan Linux sehingga pengguna bebasmenentukan flatform server nya.3. Port database PostgreSQL dapatdibuka ke public, sehingga aplikasidapat mengakses database dari dalammaupun diluar kantor.4. Aplikasi ini dapat memudahkanpengguna dalam mengelola suratperjalanan dinas dibanding denganmenggunakan Microsoft Excell.Saran1. Perlu ditambahkan fitur aplikasiportable sehingga pengguna tidak usahlagi menginstall aplikasi ini, cukueksekusi file EXE nya saja.2. Penggunaan firewall jaringan harusdigunakan karena dibukanya portdatabase PostgreSQL dapat menjadititik lemah jaringan komputer.DAFTAR PUSTAKA1. Peraturan Menteri Keuangan Republik Indonesia Nomor 113/PMK.05/2012, TentangPerjalanan Dinas Dalam Negeri Bagi Pejabat Negara, Pegawai Negeri, dan PegawaiTidak Tetap, Kementrian Keuangan Republik Indonesia, 20122. http://pppl.depkes.go.id , diakses pada tanggal 15 Agustus 2014, Jam 10:30 WIB.3. Zulhalim, Bahan Ajar Bahasa Pemrograman Bahasa II (Visual Basic .NET), STMIKJayakarta, Jakarta 20094. esql-912-for-windows.html,diakses pada tanggal 15 Agustus 2014, Jam 20:30 WIB.5. Beck, K, Extreme Programming Explained: Embrace Change. Addison-Wesley, 1999Jurnal : Manajemen Informatika. Edisi: No.7 Tahun VII/ Nopember 2014.Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer JayakartaISSN : 2086 – 10529

Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer Jayakarta ISSN : 2086 – 1052 1 . perjalanan dinas mulai dari surat tugas, surat perjalanan dinas, rincian dan rekapitulasi biaya, pengeluaran riil dan daftar hadir serta amplop peserta. . 2 operator dan 1 tenaga IT internal ditjen PP&PL. Waktu dan