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White PaperMai 2013E-Bilanz mitSAPElektronische Bilanz it-novum GmbH
E-Bilanz mit SAPWhite PaperKurzfassungKurzfassungDie E-Bilanz (elektronische Bilanz) ist eine gesetzliche Vorgabe derdeutschen Finanzbehörde, nach einer vorgegebenen Taxonomie dieBilanz in elektronischer Form den Behörden zu Verfügung zu stellen.In diesem Zusammenhang hat die SAP AG spezielle Funktionalitäten fürdie Erstellung einer E-Bilanz entwickelt. Um eine E-Bilanz an eneTaxonomie eingehalten und im XBRL-Datenformat gemeldet werden.Das Whitepaper beschreibt drei mögliche Lösungswege zur Erstellungeiner E-Bilanz und ihre Vor- und Nachteile.Fragen, Anmerkungen,Sie haben Fragen zum vorliegenden Whitepaper, Anmerkungen, Kritik?Dann schreiben Sie uns an [email protected] bieten regelmäßig Webinare zu SAP-bezogenen Themen an. BeiInteresse schreiben Sie an [email protected] GmbH [email protected]/downloadTel: 49 661 103-3332
White PaperE-Bilanz mit SAPInhaltit-novum GmbH [email protected]/download1Was bedeutet E-Bilanz? . 42Gesetzliche Anforderungen der E-Bilanz . 43Neue E-Bilanz-Funktionalitäten in SAP . 54Lösungsmöglichkeiten für die E-Bilanz aus SAP5Umsetzung/Unterstützung der it-novum bei der E-Bilanz. 176Über it-novum . 187Weiterführende Informationen /Links: . 208Kontaktadressen . 22Tel: 49 661 103-333133
E-Bilanz mit SAPWhite Paper1 Was bedeutet E-Bilanz?Das Ende 2008 verabschiedete Steuerbürokratieabbaugesetz schreibtvor, Abläufe im Steuerrecht auf elektronische Verfahren umzustellen.Dabei geht es darum, den Inhalt der Bilanz, der Gewinn- undVerlustrechnung (GuV) sowie eine eventuell notwendigeÜberleitungsrechnung nach einer amtlich vorgeschriebenenTaxonomie und elektronisch standardisiert an das Finanzamt zuübermitteln.Die vorgeschrieben Taxonomie beschreibt den Mindestumfang derDaten, die an das Finanzamt zu liefern sind. Als Übertragungsformatdient der Standard XBRL (Extensible Business Reporting Language). DerDateninhalt basiert auf der HGB-Taxonomie.2 Gesetzliche Anforderungen der E-BilanzDie HGB-Taxonomie umfasst das geltende Bilanzrecht in derBundesrepublik Deutschland für alle Unternehmensformen (z.B.Personengesellschaft, Einzelunternehmen). Zusätzlich werden auchvorgesehene Spezialtaxonomien bzw. Taxonomieerweiterungen fürbesondere Rechnungslegungsvorschriften (z. B. für Banken)berücksichtigt. Alle Taxonomien werden um steuerliche Vorschriftenund erforderliche Positionen ergänzt und in Form eines XBRLDatensatzes auf elektronischem Weg an das Finanzamt übermittelt.2.1HärtefallregelungenDie Umsetzung des neuen Verfahrens kann mit einem rpersönlicheUnzumutbarkeiten können dazu führen, dass Unternehmen von derelektronischen Meldung ihrer Daten ausgenommen werden. Dazu zähltbeispielsweise der Mangel an finanziellen Mitteln des Steuerpflichtigen,um die technischen Mittel zu besorgen oder die nötigen Kenntnisse fürdas Thema bereitzustellen. In diesem Fall haben Betroffene dieMöglichkeit, eine Befreiung zu beantragen. Die Härtefallregelung wirdjedoch aus unserer Erfahrung nur in extremen Fällen und beiKleinunternehmern oder kleinen Mittelständlern greifen. Wer keineit-novum GmbH [email protected]/downloadTel: 49 661 103-3334
E-Bilanz mit SAPWhite zungvonZwangsgeldern.3 Neue E-Bilanz-Funktionalitäten in SAP3.1Neuer SAP-HinweisDie neuen Funktionalitäten zur Erstellung der E-Bilanz werden mittelsspezieller Hinweise von SAP in das System übertragen. Dadurch sindviele manuelle Anpassungen im Programmcode des Systems nötig.Außerdem werden für die neuen Funktionalitäten spezielleBerechtigungsobjekte ausgeliefert, die nicht automatisch im ProfilSAP ALL integriert sind. Das bedeutet, dass das Profil mit einem Reportaktualisiert werden muss.3.1.1Bilanzstrukturen einlesenÜber die neuen Funktionen können aus den offiziellen Taxonomienerweiterte Bilanzstrukturen in SAP ERP erzeugt werden.it-novum GmbH [email protected]/downloadTel: 49 661 103-3335
E-Bilanz mit SAPWhite PaperAbb. 1: Bilanzstruktur einlesenBeim Einlesen stehen z.B. die folgenden Kriterien zur Verfügung: axonomien (Banken, Versicherungen) Rechtsformen GuV-Format: GKV, UKV Handelsbilanz (HGB) oder Steuerbilanz (STB)Die Auswahl der Handelsbilanz bietet sich z.B. für Szenarien mitÜberleitungsrechnung (außerhalb SAP ERP) an. Die Steuerbilanz setztvoraus, dass in SAP ERP bereits steuerliche Wertansätze gebuchtwerden.3.1.2Aktualisierung vorhandener BilanzstrukturenEs muss damit gerechnet werden, dass die Finanzverwaltung auchzukünftig neue Taxonomien herausgibt. Wenn eine solche neueTaxonomie veröffentlicht wird, kann im Generierungsreport das KontenMapping aus der bisherigen Struktur übernommen werden. Dasit-novum GmbH [email protected]/downloadTel: 49 661 103-3336
E-Bilanz mit SAPWhite Paperbedeutet, dass nur neue Konten bearbeiten bzw. die Konten zuordnetwerden müssen.Abb. 2: Aktualisierung der BilanzstrukturDabei ist zu beachten, dass die Update-Funktion nicht für alteBilanzstrukturen im System verwendet werden kann.3.1.3Verwalten der neuen StrukturenMit der der Transaktion OB58 XBRL können die neu generiertenStrukturen verwaltet werden.Sofern die Bilanzstruktur nur mit genau einem Kontenplan genutztwerden soll, kann der Kontenplan fest zugeordnet werden. Dasvereinfacht die spätere Kontenzuordnung erheblich.it-novum GmbH [email protected]/downloadTel: 49 661 103-3337
White PaperE-Bilanz mit SAPAbb. 3: Verwaltung der neuen Bilanzstrukturit-novum GmbH [email protected]/downloadTel: 49 661 103-3338
E-Bilanz mit SAPWhite Paper3.1.4 Bearbeiten der neuen BilanzstrukturDie neuen Bilanzstrukturen können jetzt bearbeitet und die Kontenzugeordnet werden.Abb. 4: Bearbeiten der neuen BilanzstrukturDie Positionseigenschaften Mussfeld Mussfeld mit Kontennachweis Rechnerisch notwendige Position (i.d.R. sog. Auffangpositionen) Summenmussfeldwerden ebenfalls mit angezeigt.Zusätzlich zu den Positionsbezeichnungen wurde die XBRL-Bezeichnungin die erweiterten Strukturen mit aufgenommen. Diese technischePositionsbezeichnung kann von der nachgelagerten XBRL-Anwendungals eindeutiger Schlüssel verwendet werden.it-novum GmbH [email protected]/downloadTel: 49 661 103-3339
E-Bilanz mit SAPWhite Paper3.1.5 Die Zuordnung der KontenDie Zuordnung der Konten in der neuen Bilanzstruktur wird wie beinormalen Strukturen durchgeführt.Abb. 5: Kontenzuordnung3.1.6 Anzeigen der BilanzdatenDurch die neuen Funktionalitäten lassen sich die Bilanzdaten mitentsprechender Transaktion anzeigen. Demnach wird die folgendeAnsicht im ALV-Layout dargestellt:Abb. 6: Anzeigen der Bilanzdatenit-novum GmbH [email protected]/downloadTel: 49 661 103-33310
E-Bilanz mit SAPWhite PaperÜber den Button „Weitere Abgrenzungen“ lassen sich im Selektionsbildauch noch weitere Kriterien (z.B. Profit Center, Geschäftsbereich)auswählen.Welche Merkmale im Hauptbuch zur Verfügung stehen, ist vomCustomizing der neuen Hauptbuchhaltung abhängig. In der klassischenHauptbuchhaltung wäre lediglich der Geschäftsbereich noch einsinnvolles zusätzliches Selektionsmerkmal.Im Einstiegsbild der Transaktion kann auch ein Selektionsmerkmal zumKontennachweis gesetzt werden. Durch das Selektionserkmal werdenanschließen Konten oder Funktionsbereiche mit anzdatenmitExport der BilanzdatenFür den Datenexport stellt SAP zwei zusätzliche Transaktionen bereit.Anhand dieser Transaktionenist es möglich, die Daten sowohl mitKontennachweis als auch ohne zu exportieren. Eine Kombination ausbeiden Möglichkeiten ist nicht vorgesehen. Außerdem werden nurPositionen angezeigt, die bebuchten Konten zugeordnet wurden.it-novum GmbH [email protected]/downloadTel: 49 661 103-33311
White PaperE-Bilanz mit SAPAbb. 8: DatenexportAbb. 9: Datenexport mit Kontennachweisit-novum GmbH [email protected]/downloadTel: 49 661 103-33312
E-Bilanz mit SAPWhite Paper4 Lösungsmöglichkeiten für die E-Bilanz aus SAPIn SAP gibt es verschiedene Möglichkeiten, eine E-Bilanz zu generieren.Im Folgenden beschreiben wir drei davon.4.1Lösungsszenario 1Das „SAP ERP in Verbindung mit SAP Business Objects DisclosureManagement“ ist eine umfassende Lösung, mit der SAP nicht nur die EBilanz, sondern der gesamte Berichtsprozess durchgängig termöglichteineworkflowgesteuerte, revisionssichere Zusammenarbeit über Teams,Hierarchieebenen, verschiedene Standorte, Systeme und verschiedeneDatenquellen hinweg. (Quelle: http://fico-forum.de/artikle/0212A.php)Abb. 2: Lösungsmöglichkeit 1it-novum GmbH [email protected]/downloadTel: 49 661 103-33313
E-Bilanz mit SAPWhite PaperZur Erstellung einer E-Bilanz werden die relevanten Bewegungs- undStammdaten in das SAP Business Objects Disclosure Managementextrahiert. Geladen werden können sowohl SAP ERP als auch andereSAP- und Nicht-SAP-Datenquellen. Das heißt, dass auch Gesellschaften,die kein SAP ERP im Einsatz haben, in das gleiche Verfahreneinbezogen und bearbeitet werden können.Die Aufbereitung und Verwaltung der Daten findet in einemtaxonomiegerechten, vordefinierten Microsoft Excel-Template statt, dasauf dem Server verwaltet wird. Die vordefinierten Templates lassenmanuelle Anpassungen zu, um die steuerliche Überleitungsrechnungdurchzuführen, sofern im ERP-Vorsystem nicht bereits steuerbilanziellgebucht wird.Im Anschluss daran generiert SAP das XBRL-Instanzendokument, die EBilanz-Datei. Direkt integriert ist die Elster Rich Client (ERiC)Komponente, sodass nach erfolgreich durchgeführter Validierung dieDaten an die Finanzverwaltung gesendet werden.SAP unterstützt neben der revisionssicheren Speicherung derÜbertragungsprotokolle und erstellter E-Bilanz-Dateien auch eineserverseitige Massenverarbeitung für mehrere Gesellschaften. DasDisclosure Management lässt sich nicht nur für bereits vorhandeneMeldeverfahren einsetzen (z. B. E-Bilanz in Deutschland, HMRC-Filing inGroßbritannien, SEC-Filing in den USA), sondern auch für zukünftigeMeldepflichten.(Quelle: http://fico-forum.de/artikle/0212A.php )4.2Lösungsszenario 2Die zweite Möglichkeit „SAP ERP Client AddOn für E-Bilanz“ ist konzipiertals lokale PC-Komponente und bezieht sich explizit nur auf die E-BilanzFunktionalitäten. Die Extraktion und Aufbereitung der ERP-Daten in eintaxonomiegerechtes, vordefiniertes Microsoft Excel-Template erfolgtwie beim ersten Lösungsszenario. Die Daten werden jedoch lokalgespeichert. Wie bei Option 1 ist es möglich, manuelle Anpassungenund eine steuerliche Überleitungsrechnung durchzuführen.Die Erzeugung des XBRL-Instanzendokuments, die Validierung und derVersand mit der ERiC-Komponente müssen ebenfalls im Client AddOnit-novum GmbH [email protected]/downloadTel: 49 661 103-33314
E-Bilanz mit SAPWhite Paperintegriert werden. Um die sichere Speicherung der E-Bilanz-Dateien undder Übertragungsprotokolle muss sich der Anwender kümmern. Wirempfehlen dazu die Einbindung beispielsweise ein bereits vorhandenesDokumentenmanagementsystem. Der Anwender muss sich auch umdie Revisionssicherheit (Audit Trail) selbst kümmern.Im Gegensatz zu Option 1 werden die serverseitigeHintergrundverarbeitung mehrerer Gesellschaften und weitereMeldeverfahren (z. B. XBRL-Filings im Ausland) nicht unterstützt. . 3: Lösungsmöglichkeit 24.3Lösungsszenario 3Mit der dritten Option können SAP-Anwender die relevanten SAPBewegungs- und Stammdaten in eine Microsoft Exceldatei laden. Jenach Buchungsverfahren lassen sich in einem Fremdsystem Funktionalität(Erzeugung des XBRL-Instanzendokuments, Validierung und Versand viaERiC) durchführen. (Quelle: http://fico-forum.de/artikle/0212A.php)it-novum GmbH [email protected]/downloadTel: 49 661 103-33315
White PaperE-Bilanz mit SAPAbb. 12: Lösungsmöglichkeit 3it-novum GmbH [email protected]/downloadTel: 49 661 103-33316
White PaperE-Bilanz mit SAP5 Umsetzung/Unterstützung bei der E-Bilanz durchit-novumit-novum unterstützt bei allen fachlichen und technischen Fragen beimEinrichten der neuen Funktionalitäten für die E-Bilanzerstellung in IhremSAP-System.Dabei wird in erster Linie das SAP System um die neuen Transaktionenfür die E-Bilanz erweitert und die dafür erforderlichen notwendigenBerechtigungen zugewiesen. Anschließend können die neuenTaxonomien eingespielt und die Kontenzuordnungen vorgenommenwerden.Kundenseitig wurde bisher aus Effizienz- und Kostengründen meistensLösungsszenario 3 gewählt. Die Bilanzdaten werden dabei wie obenbeschrieben aus SAP extrahiert und anschließend in einem externenTool / Software importiert (ETL-Prozess). Es gibt verschiedene Anbieter,die geeignete Tools / Software zur Verfügung stellen. In diesemFremdsystem können dann die E-Bilanzdaten validiert und weitereAnpassungen durchgeführt werden. Anschließend werden die Datenim XBRL-Format an die Finanzbehörden weiter geleitet! (siehe Kapitel 5,Lösungsansatz 3)Abb. 13 E-Bilanz in SAP mit it-novumit-novum GmbH [email protected]/downloadTel: 49 661 103-33317
White PaperE-Bilanz mit SAP6 Über it-novumWir besitzen mehr als 10 Jahre Erfahrung in der Implementierung vonSAP ERP-Systemen und deren Betreuung. Besonders bei den SAPFinancials-Modulen können wir auf weitreichende Erfahrungen in derOptimierung von Finanz- und Rechnungswesen Funktionalitätenzurückgreifen. Als interner SAP-Dienstleister stellen wir unsere SAPExpertise seit Jahren in mittelständisch geprägten Konzernstrukturengeführt von einer Holding unter Beweis, die nebenFinanzierungsfunktionen auch operative Funktionen (z.B. imVersicherungswesen, Real-Estate Management usw.) wahrnimmt.Im Bereich SAP Financials haben wir viele praxiserprobte Lösungen imEinsatz. Neben der beschriebenen Funktionalität des ElektronischenKontoauszugs sind dies u.a.: Die neue Intercompany-Abstimmung in den Prozessen Hauptbuchkonten“ Elektronischer Kontoauszug(FI- BL) Fremdwährungsbewertung Investitions- und Instandhaltungsmanagement in SAP R/3.it-novum ist ein Beratungsunternehmen für SAP-Beratung,Infrastrukturlösungen und Open Source. Im SAP Bereich verfügen wirüber langjährige Erfahrungen in den SAP Modulen sowie in derEinführung und Betreuung verschiedener Branchenlösungen.Als selbständiges Tochterunternehmen der KAP AG sind wirverantwortlich für den SAP Support von mehr als 50Tochtergesellschaften der KAP AG und Daun & Cie. Group.it-novum GmbH [email protected]/downloadTel: 49 661 103-33318
White PaperE-Bilanz mit SAPGerne unterstützen wir auch Sie in der Einführung, Optimierungund/oder Betreuung von SAP Anwendungen. Wir selbst setzenkonzernintern SD, MM, PP, PP-PI, CO-PA sowie HCM ein.Zur Integration von SAP ERP und Drittsystemen entwickeln wirSchnittstellen z.B. zu Dokumenten-Management-Systemen wie Alfrescound ELO oder Business-Intelligence-Lösungen wie Pentaho oder Palo.Professionelles Projektmanagement verbunden mit der strikteAnwendung unserer Projekt-Management-Tools sind bei unserenProjekten ebenso selbstverständlich wie der zielorientierte undpartnerschaftliche Umgang mit unseren Kunden.it-novum GmbH [email protected]/downloadTel: 49 661 103-33319
White PaperE-Bilanz mit SAP7 Weiterführende Informationen /Links:Weiterführende White-Papers zu OpenSource allgemein oder themenbzw. produktspezifischen Analysen sind bei it-novum als Download oderauf Anfrage erhältlich:Allgemein zum Thema Open Source:Die Top-10 Mythen und Irrtümer über Open Source: Einführung vonOpen Source aus der Sicht eines AnwendersDer Open Source-Diamant: Beurteilung von Open Source Lösungennach fünf praxis-relevanten Kriterien100% Open Source – ist das möglich?Business Intelligence:Open Source BI: Vergleich der führenden Open Source BI-WerkzeugePentaho, Jaspersoft und Palo (deutsch und english)Vertriebscontrolling mit Open Source: Aufbau einer Vertriebssteuerungmit Palo und PentahoOpen Source-Datenbanken. Open Source-Datenbanken: MySQL undPostgreSQL im Leistungs- und FunktionsvergleichSystemmanagement und Monitoring:SAP-Monitoring mit Open Source: Umfassendes SAP-Monitoring miteiner Open Source-Plattform, die über CCMS hinaus gehtopenITCOCKPIT: Nagios-basiertes System- und Servicemanagement mitEnterprise-FokusSAP- und Abstimmungentoolunterstützt im SAP-Standard nutzenKonsolidierung im Konzern. Verbesserung des Konsolidierungsprozessesim Konzern durch den Einsatz des Konsolidierungstools SAP SEM-BCSit-novum GmbH [email protected]/downloadTel: 49 661 103-33320
White PaperE-Bilanz mit SAPSAP und Open Source:SAP-Schnittstelle zu Alfresco. Datenintegration und ource-DokumentenmanagementsystemAlfrescoOpen Source Applikationen:Modernes r vom einfachen Enterprise Content Management bis hin zukomplexen Workflows mit jBPM und SAP-IntegrationOpen Source CRM mit sugarCRM als nachhaltiger Beitrag zumVertriebserfolg: Lassen sich moderne Anforderungen wie Abbildungvon Vertriebsprozesse, Closed-Loop Marketing und analytisches CRMeinfach mit Open Source umsetzen?Aus unseren Projekten heraus ergeben sich immer neue themen/produktspezifische Whitepapers. Sehen Sie regelmäßig auf unsererHomepage (www.it-novum.com) vorbei oder Fragen Sie nach Themen,die Sie interessieren unter den oben genannten Kontaktdaten.it-novum GmbH [email protected]/downloadTel: 49 661 103-33321
White PaperE-Bilanz mit SAP8 Kontaktadressenit-novum GmbHDeutschland:Edelzeller Straße 44 o 36043 Fulda o Tel: 49 (661) 103-333Österreich:Am Europaplatz 2 Gebäude G o 1120 Wien o Tel: 43 (1) [email protected] GmbH [email protected]/downloadTel: 49 661 103-33322
Die E-Bilanz (elektronische Bilanz) ist eine gesetzliche Vorgabe der deutschen Finanzbehörde, nach einer vorgegebenen Taxonomie die Bilanz in elektronischer Form den Behörden zu Verfügung zu stellen. In diesem Zusammenhang hat die SAP AG spezielle Funktionalitäten für die Erstellung einer E-Bilanz
