Transcription

KURSUS ASASPENGURUSAN KEWANGANUNIVERSITI PUTRA MALAYSIA

PENGURUSANKEWANGANPEJABAT BURSARUNIVERSITIPUTRA MALAYSIA

VISI DAN MISIVISI, MISI & NILAIPEJABAT BURSARVISI: Menjadi jabatan yang memberiperkhidmatan pengurusan kewanganbagi menyokong universiti ke arahbereputasi antarabangsaMISI: Memberi perkhidmatan kewanganyang berkualiti, telus, cekap dan berkesanserta menjadi pusat rujukan dalam urusankewangan bagi menyokong aktiviti Universiti

PIAGAM PELANGGANPEJABAT BURSARKami, staf Pejabat Bursar berusaha untuk : Peruntukan boleh dibelanjakan selepas 14 hari bekerja daripada tarikhkelulusan pihak berkuasa Melaporkan prestasi perbelanjaan setiap suku tahun kepada PusatTanggungjawab Membayar: Pinjaman dan biasiswa pelajar dalam tempoh 7 hari bekerja. tuntutan staf dan pembekal dalam tempoh 14 hari. Memproses pendaftaran pembekal dalam tempoh 3 hari bekerja. Menyediakan pesanan belian dalam tempoh 7 hari bekerja. Memproses pelupusan aset dalam tempoh 25 hari bekerja. Memberi latihan pengurusan aset kepada pegawai aset PTJ sekurang kurangnya dua (2) kali setahun4

DEFINISI PENGURUSANKEWANGANPerancanganproses yang melibatkanjentera pentadbiran dankaedah-kaedah di manadana untuk membiayaiperbelanjaan awamdiperolehi, dibelanjadan diperakaunkan.Pembentukan an,perakaunan,pengurusan asetdan penjanaan

KOMPONEN OMPONENKawalanPenyelarasan

KEPENTINGAN PENGURUSANKEWANGANSUMBERYANG TERHADBERBANDINGPERMINTAANTIDAK AKANSUMBERTERSEBUTPENGURUSANKEWANGANADALAH NADIBAGI SESUATUORGANISASISUMBEREKONOMITIDAK DAPATDIGERAKKANTANPAPENGURUSANKEWANGANYANG TERATUR

PRINSIP PENGURUSANKEWANGANAKAUNTABILITI“ Akauntabiliti ialah obligasiseseorang untuk memberijawapan dan penjelasanmengenai tindakan danprestasinya kepada pihak yangberhak untuk mendapatkanjawapan dan penjelasanmengenai sesuatu yangdipertanggungjawabkankeatasnya‟‟

KATEGORI AKAUNTABILITIUTAMAFISKALPENGURUSANPROGRAM ada undangundang danperaturanpentadbiran awam Dari segipenggunaantenaga manusiadan sumbersumber lain secaracekap danekonomik Mengoptimumkansumber Mengelakkanpembaziran wangawam/Universiti Pengurusan yangcekap Memastikan kualiti Meningkatkan nilaiuntuk perbelanjaan Dari segi impakprogram, iaitusama ada sesuatuprogrammencapai objektifyangdirancangkan, danopsyen yangterbaik telahdipilih untukmencapai objektifberkenaan denganmengambilkirajumlah kos danoutput

DEFINISI WANG AWAM/WANGUNIVERSITITafsiran, Peraturan Kewangan danPerakaunan UPM (No. Polisi 1, LPU26/15); bererti semua hasil,pinjaman, amanah dan lain-lain wangdan semua bon, debentur, dan lainlain sekuriti yang dikumpul danditerima oleh Universiti.

STRUKTUR KUASA DALAM PENGURUSANKEWANGAN UNIVERSITI AWAM (UA)YDP AGONGJWK KIRAKIRA ERIPENGAJIAN TINGGI

KUASA YDP AGONGPERLEMBAGAAN (PERKARA 39)Kuasa Pemerintah Persekutuanadalah terletak pada Yang DiPertuan Agong dan kuasa ituboleh dijalankan oleh mana-manaMenteri yang diberikuasa olehJemaah Menteri, tetapi Parlimenboleh dengan undang-undangmemberi tugas- tugas pemerintahkepada orang-orang lain.

KUASA YDP AGONGSEKSYEN 6 (1) AKTA ACARA KEWANGAN1957Berhubung dengan pengurusankewangan awam, Yang Di PertuanAgong bertindak menurut nasihatJemaah Menteri melalui MenteriKewangan yang telah diberikuasaeksekutif oleh Badan Perundangan

KUASA MENTERI KEWANGANSEKSYEN 15 (A) 1, AKTA ACARAKEWANGAN 1957Menteri Kewangan adalah bertanggungjawab secarakeseluruhan ke atas Pengurusan KewanganKerajaan Persekutuan.Menteri Kewangan dibenarkan untuk menurunkankuasanya kepada Pegawai Pengawal yang jugamenjadi Ketua Pegawai Perakaunan bagi agensiagensi di bawah kawalannya untuk melaksanakantugas pengurusan kewangan di Agensi masingmasing.

STRUKTUR PENGURUSAN KEWANGAN UAPegawai Pengawal pulasecara bertulis bolehmelantik pegawaipegawai di bawahjagaannya untukmelaksanakan tugasdan IANTINGGINAIBCANSELORKETUAPTJNamun, PegawaiPengawal tidak bolehmelepaskan diri daritanggungjawabtersebut.

PENURUNAN KUASA KETUA PTJKETUAPTJTIMBALAN DEKAN/TIMBALANPENGARAHKETUA JABATANKETUAPENTADBIRANKetua PTJ pula secarabertulis boleh melantikpegawai-pegawai dibawah jagaannyauntuk melaksanakantugas dantanggungjawabtersebut.Namun, Ketua PTJselaku PegawaiPengawal PTJ tidakboleh melepaskan diridari tanggungjawabtersebut.

PERANAN KETUA PTJ DALAMPENGURUSAN SITI* Bertanggungjawabmengurus aktiviti danprogram termasukpenggunaan wangawam yang telahdiperuntukkan kepadaUniversiti* Memastikan objektifUPM dicapai dengancekap dan berkesan* Semua pemberian perludiakaunkan dandibelanjakan mengikutperaturan semasaUniversiti* Penekanan kepadakawalan perbelanjaan,hasil dipungut dandiakaunkan* Setiap perbelanjaantelah dirancang danselaras dengan objektifPTJ agar perbelanjaantidak melebihiperuntukan

PUNCA KUASAAPAkta 1201PPAUKU

PUNCA KUASA1. AKTA UNIVERSITI DAN KOLEJ UNIVERSITI 1971 (AKTA 30);2. AKTA UNIVERSITI DAN KOLEJ UNIVERSITI (PINDAAN) 1996(AKTA A946);3. PERINTAH (PEMERBADANAN) UNIVERSITI PERTANIANMALAYSIA (PINDAAN) 1997 [P.U.(A) 348] BERKUATKUASADARI 26 JULAI 1997; dan4. PERLEMBAGAAN UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA [P.U.(A)448/2010] BERKUATKUASA 1/1/2011.5. AKTA ACARA KEWANGAN 1957

PIHAK BERKUASA/JAWATANKUASAUNIVERSITI1. Lembaga Pengarah Universiti.(LPU)2. Jawatankuasa Tetap Kewangan (JKTK).3. Jawatankuasa Audit Universiti(JKA)4. Jawatankuasa Induk Pelaburan (JKIP)5. Jawatankuasa Pengurusan Unversiti(JPU).6. Jawatankuasa Pengurusan Kewangan Dan Akaun (JPKA)7. Lembaga Perolehan Universiti(LP)8. Jawatankuasa Sebutharga Universiti (JKSH)9. Jawatankuasa Pengurusan Aset Alih Universiti (JKPAU)10. Jawatankuasa Pelupusan Aset

PERATURAN KEWANGAN Peraturan Kewangan dan Perakaunan UPMPerintah-Perintah AmPekeliling Perbendaharaan (1PP)Pekeliling Bendahari/Bursar UPMProsedur Kewangan Sistem Pengurusan Kualiti (SPK)Keputusan minit mesyuarat daripada pihak berkuasaUniversiti seperti Lembaga Pengarah Universiti nkuasa Kewangan Universiti (JKTK), surat-suratarahan dan lain-lain dokumen dari agensi pusat

PERINTAH AM PERSEKUTUAN BAB A- Peraturan Pegawai Awam (Pelantikan,KenaikanPangkat dan Penamatan Perkhidmatan BAB B – Elaun-elaun Dalam Perkhidmatan BAB C – Cuti BAB D – Tatatertib BAB E – Rumah dan Bangunan Pejabat Kerajaan BAB F – Perubatan BAB G – Waktu Bekerja Lebih Masa

PROSES UTAMAPENGURUSAN OLEHAN6 PROSESUTAMAPENGURUSANASETPEMBAYARAN

ASPEK UTAMA PENGURUSAN KEWANGAN PTJPENYALURANPERUNTUKANMENGURUS MENGIKUTPROFORMAPERJANJIANBUKU VOT PTJDISELENGGARA DANDIKEMASKINIMELAKSANA AKTIVITIPENJANAAN DANPENJIMATANPENGURUSANKONTRAK YANG CEKAPDAN BERKESANPERANCANGANPEROLEHAN SETIAPAWAL TAHUNKUTIPAN HASIL DIPTJDIURUS MENGIKUTTATACARA DANPERATURAN SEMASAPERMOHONANBAYARAN DISOKONGDENGAN DOKUMENYANG LENGKAPPERBELANJAAN TIDAKMELEBIHIPERUNTUKANPENGURUSAN ASETDAN STOR YANGTERATUR DAN CEKAP

PENGURUSAN KEWANGAN DIPTJ MENGIKUTAKTIVITI ARANPerancangan perolehantahunan dibuatmengikut keutamaandan kelulusanperuntukanKontrakditandatangani olehpegawai uskanPerolehan dibuatmengikut kaedah yangditetapkan ntauan danpelaksanaan kontrakmengikut obligasiyang ditetapkanPembayaran dalamtempoh 14 hari daritarikh dokumenditerima denganlengkap dansempurna (AP 103)

PENGURUSAN KEWANGAN DI PTJ MENGIKUTAKTIVITI UTAMAPENGURUSANKENDERAANPenggunaanhanya bagitujuan rasmiKad Inden &Buku Logdiselenggaradan dikemaskiniPENJANAANPENDAPATAN DANKUTIPAN HASILPerkhidmatan dankadar caj yangditawarkan mendapatkelulusan JPU &JKTKTerimaan hasiluniversitidirekodkanmengikut tatacarakutipan hasilPTJ memenuhisasaran kuttempoh yangditetapkanPenggunaan kadkorporat bagi tujuanperjalanan (tiket &hotel)

PROSES BELANJAWAN / PENJANAAN

PENYELENGGARAAN BUKU VOTBuku vot adalahsatu rekodkewangan untukmencatat jumlahperuntukan,pindahanperuntukan (jikaada), perbelanjaan,tanggungan danperubahan kepadaperuntukanMemastikanperbelanjaan dantanggungan tidakmelebihi peruntukanMemastikan bakiperuntukanmencukupi sebelummeluluskan Permohonanpembelian TuntutanPerjalanan dan lainlain tuntutan Perbelanjaan tanpapesanan belian

SUMBER KEWANGAN UNIVERSITIGERAN KERAJAANPeruntukan yangdisediakan olehkerajaan untukmembiayaiemolumen,perbelanjaan yangtelah diikat kontrak,aktiviti/program khasyang telah diluluskanoleh LembagaPengarah Universiti,pihak Kementeriandan unanUniversiti(ABM)Pendapatan yangdijana olehUniversiti. Contoh :yuran pelajar,sewaanruang/peralatan,hasil ladang, danlain-lain

Dasar Sedia Ada - untuk membiayaiaktiviti/program sedia ada Universitiseperti emolumen, keperluanpengajaran danpembelajaran,perkhidmatan,penyelenggaraan biasaDasar Baru – untuk am/aktiviti baru Universiti sepertikeperluan untuk mewujudkan satuprogram pengajian baharu yang telahdiluluskan oleh Senat. Contoh : Keperluanmenyediakan peruntukan operasi HospitalUPM yang akan beroperasi pada tahun2018One –Off – untuk membiayai projek/aktivitiyang tidak berulang. Contoh : menaiktarafbangunan fakulti,pembinaan laluan pejalankaki

SENARIO SEMASA UNIVERSITIGeran kerajaan hanya membiayai pembayaranemolumen kakitangan tetap.SENARIOSEMASAUPM sebagaiUniversitiPenyelidikanPerbelanjaan pengoperasian termasuk komitmen(contoh : utiliti,gaji kakitangan kontrak, bonus,perkhidmatan diikat kontrak) dibiayai menggunakansumber dalamanAnggaran keperluan perbelanjaan UPM (must have) RM650 juta setahunEmolumen – RM450juta (Geran Kerajaan)Bekalan/Perkhidmatan/Perbelanjaan Lain – RM200juta(Sumber dalaman)Keupayaan sumber dalaman semasa UPM – RM120juta

PROSES PEROLEHAN

PRINSIP PEROLEHAN KERAJAANNILAI FAEDAHYANG TERBAIKDIURUSKANSECARA ANKERAJAANADIL DANSAKSAMA33

OBJEKTIF PEROLEHAN KERAJAANPENGURUSANWANG AWAM YANGCEKAPMEWAKILI 15-20%GDPMENJANAEKONOMI – PROJEK& PELUANGPEKERJAANINOVASI DAN DAYASAING NEGARAMENCAPAIOBJEKTIF SOSIOEKONOMI BUMIPUTERAPEMANGKINUSAHARANGSANGANEKONOMI34

PIHAK BERKUASA/JAWATANKUASAUNIVERSITI BERKAITAN PEROLEHANLembaga PerolehanJawatankuasa Sebut Harga A dan B UniversitiJawatankuasa Perolehan Anak SyarikatJawatankuasa Rundingan HargaJawatankuasa Penilaian Teknikal/HargaJawatankuasa PembukaanJawatankuasa SpesifikasiJawatankuasa Arahan Perubahan KerjaJawatankuasa Perolehan Secara Elektronik

36TATACARA PEROLEHANMelibatkan perolehan bekalan,perkhidmatan dankerja(Pekeliling Perbendaharaan; PK 2.1 KaedahPerolehan)KATEGORIPEROLEHANPembelian TerusJKSH BJKSH ATenderJENIS PEROLEHANAMAUN (RM)Bekalan/Perkhidmatan 20, 000Kerja 20, 000Bekalan/Perkhidmatan 20, 000 – 50, 000Bekalan/Perkhidmatan 50, 000 – 500, 000Kerja 20, 000 – 500, 000Bekalan/Perkhidmatan/Kerja 500, 000

37TATACARA PEROLEHAN LATIHANSECARA PAKEJMelibatkan perolehan Perkhidmatan Kemudahan LatihanSecara Pakej (Pekeliling Perbendaharaan 1PP :PK 7.1)HAD NILAI (BAGISETIAP PAKEJ)Pembelian TerusJKSH ATenderKUASA MELULUSPegawai Pengawal/Pegawai diturunkan olehPengawalyang kuasa PegawaiJWK Sebutharga UniversitiLembaga PerolehanAMAUN (RM) 50, 000 50, 000 – 500, 000 500, 000

PEMBAYARAN MENGIKUTKATEGORI PEROLEHANKATEGORIPEROLEHANDOKUMEN TERLIBATPembelian Terus &JKSH B1.2.3.4.5.6.Sebutharga Universiti& Tender1.2.3.4.5.6.Pesanan Belian AsalInvoisNota Hantaran (Delivery Order (DO))Permohonan Pembelian (RO)Daftar Aset/ InventoriSijil-sijil berkaitan (KKM/CIDB)Pesanan Belian AsalInvoisNota Hantaran (Delivery Order (DO))Permohonan Pembelian (RO)Daftar Aset/ InventoriMinit JK Sebutharga/ Minit LembagaPerolehan7. Surat Setujuterima Pembekal8. Salinan Kontrak Perjanjian9. Dokumen Pengecualian Denda (jikaada)

KONTRAK PEROLEHANTanggungjawab Pentadbir KontrakContract Administrator is responsible inensuring that the parties comply with theterms, conditions, rights and obligations of thecontract. He or she also Negotiating terms& conditionsContract ChangeReview & PaymentMonitoring &enforcementAnalyze & riskmitigationContract Closeout39

KONTRAK PEROLEHANKemahiran Pentadbir KontrakCommunicationNegotiationAnalytical SkillsOrganizationLeadershipCOMPETENT40

KONTRAK PEROLEHANPentadbir KontrakKPT berpegang kepada surat MoF yangmenyatakan bahawa Pegawai Pengawal adalahPentadbir Kontrak. Oleh yang demikian, bagimelicinkanurusanpentadbirankontrak,Pegawai Pengawal membuat penetapan kuasadan melantik Pegawai-Pegawai KPT yangkompeten sebagai Pentadbir Kontrak.Selaras dengan prinsip Let Managers Manage,KPT telah melantik Pegawai-Pegawai dariBahagian / Jabatan yang kompeten sebagaiPentadbir Kontrak bagi Kontrak Bekalan /Perkhidmatan berkuat kuasa 1 Oktober 2014.41

HASIL PEMERHATIAN AUDITNEGARA DAN AUDIT DALAM

BilPemerhatianPusat Tanggung JawabMaklumbalas1.Pecah kecil PO di mana melebihihad nilai pembelian terusIntrop dan Fakulti PerubatanEmel peringatan kepada zonberkaitan2.Ahli Jawatankuasa RundinganHarga yang di lantik tiadapengetahuan/ berkelayakanMesyuarat Rundingan Harga diadakan secara emel/ whatsappFakulti KejuruteraanTambahbaik surat iringankeputusan JKRTFakulti KejuruetraanInstitut BiosainsPusat Pengimejan DiagnostikNuklear (PPDN)Perlu bermesyuarat dan dipersetujui oleh syarikat secarabertulis3.4.Rundingan harga di laksanakansebelum kelulusan JawatankuasaRundingan harga5.Penyediaan kontrak melebihi 4bulanBahagian KewanganPengurusan Perolehan-Semakan perundangan (terdapatpindaan)-Pegawai UPM dan syarikat ambilmasa untuk tandatanganAda kronologi6.Surat Setuju Terima Tawaranmelebihi tempoh 14 hariBahagian KewanganPengurusan PerolehanMula memasukkan klausa perluada surat perlanjutan tempohhantar daripada syarikat bermulaakhir tahun 2016

BilPemerhatianPusat Tanggung JawabMaklumbalas7.Kesilapan pengiraan bonpelaksanaanBahagian KewanganPengurusan Perolehan8.Tiada kontrak di sediakan bagiperolehan yang melebihi RM50kdan melantik beberapa syarikatdengan nilai tawaran kurangRM50k setiap satu syarikatFakulti Perubatan VeterinarBahagian KewanganPengurusan PerolehanTelah menghantar surat kepadasyarikat memohon penambahanbon pelaksanaanTelah rujuk MOF tidak perlu sedaikontrak sekiranya nilai perolehanbawah RM50k dan satu kalibayaran9.Tarikh kontrak awal rundinganharga, tarikh kelulusanJawatankuasa Rundingan Terusdan SSTInstitut BiosainsTelah memberi peringatankepada PTJ berkaitan10.Bekalan lewat di terima daritempoh hantaran sebenarIDECFSTMPKUPPDNFakulti KejuruteraanPPPAFakulti Perubatan danVeterinarMaklumbalas daripada PTJ11.Bekalan tidak mencapai tujuan PKUasal perolehanMaklumbalas daripada PTJ

BilPemerhatianPusat Tanggung JawabMaklumbalas12.Bayaran telah di buat walaupunlatihan belum di laksanakanFakulti KejuruteraanMaklumbalas daripada PTJ13.Aset tiada IDPPDNInstitut BiosainsMaklumbalas daripada PTJ14.Bon pelaksanaan tidak dilepaskan walaupun telah tamattempoh dan telah selesaiobligasi kontrakBahagian KewanganPengurusan Perolehan15.Bon pelaksanaan yang tiadatandatangan pegawai UPMBahagian KewanganPengurusan PerolehanBKPP sedang membuatpelepasan bon pelaksanan yangtelah tamat tempoh dan selesaiobligasi kontrak secaraberperingkatMula mendapatkan tandantanganpegawai UPM pada akhir tahun201616.Perkhidmatan/bekalan di terimatidak sama dengan spesifikasiBahagian Keselamatan UPMBahagian Hal Ehwal PelajarFakulti Perubatan VeterinarFakulti PertanianMaklumbalas PTJ berkaitan17.Pentadbiran Kontrak-Isu permit-Visa-Pas pekerja-Pemeriksaan KesihatanPusat IslamInstitut BiosainsMasih menunggu syarikat untukmemberi maklumat kesihatanpekerja18.Bayaran bulan ke bulan tanpakontrak (walkie talkie)Bahagian Keselamatan UPM

PROSES PEMBAYARAN/PENGURUSANTABUNG AMANAH

SKOP PEMBAYARANKAEDAH PEMBAYARANPERATURAN ARAHAN PEMBAYARANPENGESAHAN TERIMAAN DAN KELULUSANBAYARANPENEMUAN AUDIT47

JENIS PEMBAYARANELECTRONICFUND TRANSFER(EFT)KAEDAHPEMBAYARANBANK DERAFTUNAICEKPINDAHAN BANK(TT)48

KAEDAH PEMBAYARANPembayaran DenganPesanan Belian (PO)Pembayaran TanpaPesanan Belian (TPO) Pesanan Belian dikeluarkan terlebih dahulumelalui proses perolehan Pembelian Terus,Sebutharga atau Tender iutiliti,klinikpanel/hospital, bayaran kemajuan projek,katering, penyelenggaraan alat hawa dingin &kenderaan dll Melibatkan bayaran- bayaran kepada PusatPembayaran Antara Pusat Tanggungjawab lain di Universiti spt.perkhidmatan analisa bahan di makmalTanggungjawab (PTJ)Pembayaran TuntutanStaf melibatkan bayaran kepada tuntutan stafmelalui Sistem e-Claim49

PERATURAN ARAHAN PEMBAYARANARAHAN PERBENDAHARAANAP 59PEMBAYARAN BAGI BARANG DAN PERKHIDMATAN YANG DIBEKALKANDENGAN SUCI HATI TIDAK BOLEH DITAHAN“Pembayaran bagi perolehan sesuatu bekalan, perkhidmatan atau kerjayang dipesan, dibekalkan atau dilaksanakan dengan suci hati tetapi telahmenyalahi peraturan kewangan yang berkuat kuasa tidak boleh ditahanoleh sebab apa-apa keraguan.” Pembayaran tersebut perlu dicaj sebagai Wang Pendahuluan Diri (Pegawaiyang bertanggungjawab) atau sekiranya tidak dapat ditentukan atas namaPegawai Pengawal sehingga Jawatankuasa Siasatan ditubuhkan bertujuanuntuk menentukan punca berlakunya perolehan yang telah menyalahiperaturan kewangan yang berkuat kuasa serta mengesyorkan tindakan surcajatau/dan tatatertib ke atas pegawai bertanggungjawab.50

PERATURAN ARAHAN PEMBAYARANARAHAN PERBENDAHARAANAP 103SEMUA BIL DAN TUNTUTAN BAYARAN HENDAKLAHDIBAYAR DENGAN SEGERA“Ketua Jabatan atau ketua pejabat hendaklah memintasupaya semua bil dan tuntutan disampaikan dengan segera.Mereka hendaklah memastikan bahawa bil itu dibayar dengansegera tidak lewat dari 14 hari dari tarikh ianya diterimadengan lengkap dan sempurna”51

PENGESAHAN TERIMAAN DAN KELULUSAN BAYARANARAHAN PERBENDAHARAAN:PEGAWAI YANG MENERIMA DANMENGESAHKAN BEKALAN PERLUMEMASTIKAN BEKALAN YANGDITERIMA MENEPAI SPESIFIKASI,KUALITI DAN KUANTITI SEBENARMENGIKUT PESANAN BELIANPEGAWAI JUGA PERLUMEMASTIKAN BEKALAN YANGDITERIMA BERKEADAAN BAIK,SEMPURNA DAN BAGI ALAT TEKNIKAL,PEMERIKSAAN OLEH PEGAWAITEKNIKAL YANG BERKELAYAKANPEGAWAI YANG MENGESAHKANTERIMAAN DAN KELULUSANBAYARAN PERLU MEMPUNYAI SURATKUASA DARI PTJ (RUJUK GARISPANDUAN PENERIMAANBEKALAN/PERKHIDMATAN/KERJA –52SOK/KEW/GP009/BUY)

PENEMUAN DAN TEGURAN AUDITTERIMAAN DANPEMBAYARAN TIDAKMENGIKUT TEMPOHYANG DITETAPKANPESANAN BELIANTERTUNGGAK BAGIPERUNTUKANAMANAH/PENYELIDIKANTIDAK BOLEH DIPINDAATAU TULIS TANGANDALAM INVOIS ASALTIADA SURATPENURUNAN KUASAUNTUK PENGESAHANBAYARAN53

PEMBAYARAN DENGANPESANAN BELIAN (PO)

PERINGATAN PEMBAYARAN DALAM TEMPOH 14 HARI ADALAHDARI TARIKH TERIMA INVOIS DI PTJ PTJ PERLU MENYEDIAKAN SURAT KUASA BAGIPEGAWAI YANG DIBENARKAN MENERIMABEKALAN/PERKHIDMATAN/KERJA DI PTJ (RUJUKGARIS PANDUAN PENERIMAANBEKALAN/PERKHIDMATAN/KERJA –SOK/KEW/GP009/BUY)

PEMBAYARAN TANPAPESANAN BELIAN (TPO)

PEMBAYARAN KEPADA PEMBEKAL(TPO)Melibatkan bayaran- bayaran seperti: Utiliti, Waran kapal terbang, Klinik panel/ hospital Perkhidmatan penyediaanmakanan Bayaran Kemajuan Projek Lain-lain perkhidmatan(e.g. bayaran pos,penyelenggaraan kenderaan dll)

JENISPERKHIDMATANDOKUMEN SOKONGAN LAINDIPERLUKANA) Bayaran dengan Bil/Invois:1. Utiliti- Bil yang telah disahkan penggunaan2. Waran Kapal Terbang- Waran Asal- Dokumen Permohonan TempahanKapalterbang- Kelulusan Permohonan Perjalanan3. Klinik Panel/ Hospital- Borang Rawatan Perubatan4. Penyediaan Makanan- Surat Panggilan Mesyuarat/ maklumatprogram5. Lain-lain-Nota Hantaran (DO) & Salinan KontrakPerkhidmatan ( bagi bacaan meter mesinfotostat)- senarai nama & alamat (bayaran pos)

JENISPERKHIDMATANDOKUMEN SOKONGAN LAINDIPERLUKANB) Bayaran Melalui Surat Arahan/ Lain-lain Bayaran:1. Bayaran KepadaKontraktor(BayaranKemajuan Projek)-kemaskini fail/lejar projek- Sijil Perakuan yang telah disahkan- Semua dokumen yang disenaraikan dalamkontrak (e.g. BG/ Insurances) *Bayaran KaliPertama*- PASTIKAN AMAUN DENDA & WANGTAHANAN (5% DARI JUMLAH KONTRAK)DINYATAKAN DALAM SIJIL PERAKUANSEKIRANYA PROJEK MENGALAMIKELEWATAN DAN TIDAK MENDAPATEXTENTION OF TIME

PEMBAYARAN KEPADA ORGANISASILUARMelibatkan bayaran- bayaran seperti: yuranseminar/kursus/konferensi bayaran kepada agensi kerajaanyang memberikan perkhidmatan

JENISPERKHIDMATANDOKUMEN SOKONGAN LAINDIPERLUKANBayaran Melalui Surat Arahan/ Lain-lain Bayaran:-1. Bayaran Agensi Luar(IPTA/ Agensi Kerajaan/Individu Luar)- Surat Arahan diTandatangani OlehPegawai diberikuasa- Surat Kelulusan dari Agensi Lain jikamelibatkan bayaran kepada pihak ketiga2. Yuran seminar/kursus/konferensi-Surat/ Borang Kelulusan menghadiriseminar/kursus/konferensi- Brosur/ surat yang menyatakan jumlahbayaran

PEMBAYARAN KEPADAINDIVIDU/PELAJARMelibatkan bayaran- bayaran seperti: Honorarium- bayaranpenceramah sambilan/ fasilitator bayaran kepada pelajarProgramKhidmat Pelajar bayaran pekerja sambilan harian(PSH)

JENISPERKHIDMATANDOKUMEN SOKONGAN LAINDIPERLUKANBayaran Melalui Surat Arahan/ Lain-lain Bayaran:1. Honorarium/ Saguhati- Surat lantikan sebagai penceramahsambilan/ fasilitator sambilan besertakadar bayaran yang ditetapkan didalam Pekeliling Perbendaharaan 1PP (WP 1.8)- Surat Persetujuan Menerima Tawaransebagai penceramah/ fasilitatorsambilan (SOK/KEW/DF039/BYR)- Maklumat Program/ Kursus- Daftar Arahan BayaranHonorarium/Saguhati(SOK/KEW/DF038/BYR)

KADAR N(RM/JAM)PengurusanTertinggi300.00100.00P & P (Gred 53 & 54)200.00100.00P & P (Gred 45 - 52)150.0090.00P & P (Gred 41 - idakMelebihi½ daripadaGajiBulananpegawai

SYARAT-SYARAT BAYARANHONORARIUM/SAGUHATI Mendapat kelulusan Ketua Jabatan Memberi syarahan/ceramah atau menjadi fasilitator bukanmerupakan sebahagian tugas rasmi pegawai Jika sebahagian daripada tugas, boleh dibayar jika bukandianjurkan oleh jabatan yang sama bukan urusetia program telah diberi cenderamata, tidak layak dibayar saguhati

JENISPERKHIDMATANDOKUMEN SOKONGAN LAINDIPERLUKANBayaran Melalui Surat Arahan/ Lain-lain Bayaran:2. Pelajar- Surat lantikan sebagai pekerja Program KhidmatPelajar dengan kadar bayaran yang telah diluluskanJKTK (Minit 7/2 (2016)-Penyelaras PKP adalah Pusat PembangunanKeusahawanan dan Kebolehpasaran Graduan (CEM)- pelajar boleh membuat tuntutan menggunakanBorang Tuntutan Bayaran Program Khidmat Pelajar(SOK/KEW/BR034/BYR)

SYARAT-SYARAT PENGAMBILANPKP Permohonan Lantikan perlu dikemukan kepadaPenyelaras PKP adalah Pusat PembangunanKeusahawanan dan Kebolehpasaran Graduan (CEM) Jumlah bayaran RM6 sejam Waktu bekerja tidak melebihi 100jam/sebulan atau160jam/bulan (Cuti Semester) Tidak layak elaun, kemudahan cuti, rawatan perubatan dankemudahan lain untuk pegawai awam

JENIS PERKHIDMATANDOKUMEN SOKONGAN LAINDIPERLUKANBayaran Melalui Surat Arahan/ Lain-lain Bayaran:-3. Individu( Bukan KakitanganKerajaan)- Surat lantikan sebagai Pekerja SambilanHarian (PSH) beserta kadar bayaran yangditetapkanmelalui Pekeliling PejabatPendaftar ( Pekeliling Perkhidmatan UPM bil3/2011)- SuratPersetujuansebagai PSHMenerimaTawaran- Rekod Kedatangan sebagai PSH-Tuntutan bayaran boleh dibuat menggunakanKenyataan Kehadiran Bekerja (Untuk PekerjaSambilan Harian ) SOK/KEW/BR024/BYR

SYARAT-SYARAT PENGAMBILANPSH Masa bekerja 9 jam sehari termasuk waktu rehat Tempoh pengambilan maksima kepada 3 bulan sahaja Tidak layak elaun lebih masa, kemudahan cuti, rawatan perubatandan kemudahan lain untuk pegawai awam. Layak untuk terima Elaun Perjalanan Tugas Rasmi mengikut jenistugas dan kelayakan akademik yang digunakan semasa menentukankadar upah PSH Kadar Bayaran Upahan PSH Ijazah Sarjana MudaRM100/sehari STPM/DiplomaRM72.00/sehari SPMRM54.00/sehari

PEMBAYARAN ANTARAPUSATTANGGUNGJAWAB

PEMBAYARAN ANTARA PTJ Melibatkan bayaran- bayaran kepada PusatTanggungjawab lain di Universiti; Dokumen yang diperlukan:- Surat Arahan Bayaran/ Pelarasan Antara PTJ- Lampirkan bil/ resit yang berkaitan- Jumlah bayaran mengikut kadar yang ditetapkan

PERATURAN ARAHAN PEMBAYARANARAHAN PERBENDAHARAANAP 100 (a)“Tuntutan perjalanan mengikut peraturan-peraturanPerkhidmatan Awam dan Pekeliling Perbendaharaanhendaklah dikemukakan tidak lewat daripada 10haribulan dalam bulan berikutnya”73

PEMBAYARANTUNTUTAN STAF

JENIS TUNTUTAN STAF(SISTEM E-CLAIMS) Borang Permohonan PendahuluanBorang Tuntutan Perjalanan Dalam NegeriBorang Tuntutan Perjalanan Ke Luar NegaraBorang Tuntutan PerpindahanBorang Tuntutan Pertukaran (Ke Luar Stesen/Arahan Persaraan) Borang Tuntutan Pensyarah/ PenunjukajarSambilan Borang Tuntutan Pelbagai» Tuntutan pelabagai/ bayaran balik» Tuntutan Perubatan/Pergigian» Tuntutan Imbuhan Petrol

TUNTUTAN MELEBIHI RM100.00 TAPITIDAK MELEBIHI RM500– Kemukakan tuntutan yang telah dicetak bersamadokumen sokongan yang telah disahkan oleh KPTJ @Pegawai yang diberikuasa ke Pejabat Bursar [email protected] Kewangan– Pejabat Bursar berkaitan akan mengesahkan SECARAONLINE dan memperakukan perbelanjaan pada dokumenyang diterima. Baucar Sementara akan dikepilkanbersama borang tuntutan.– Kemukakan Baucar Sementara dan dokumen tuntutan keKaunter Bendahari III, terima tunai dan tandatanganbaucer kecil sebagai bukti penerimaan

TUNTUTAN MELEBIHI RM500– PTJ Kemukakan tuntutan yang telah dicetak bersamadokumen sokongan yang telah disahkan oleh KPTJ @Pegawai yang diberikuasa ke Pejabat Bursar.– Unit Kewangan perlu menghantar dokumen tuntutanpegawai ke Pejabat Bursar BPOB @Seksyen Kewangandengan segera dan menggunakan Daftar PenyerahanDokumen Tuntutan– Pengesahan dan Kelulusan akan dibuat secara onlinedengan berpandukan dokumen yang dihantar ke PejabatBursar BPOB @Seksyen Kewangan– Bayaran adalah melalui EFT

PERATURAN ARAHAN PEMBAYARANARAHAN PERBENDAHARAANAP 100 (a)“Tuntutan perjalanan mengikut peraturan-peraturanPerkhidmatan Awam dan Pekeliling Perbendaharaanhendaklah dikemukakan tidak lewat daripada 10haribulan dalam bulan berikutnya”78

PERATURAN ARAHAN PEMBAYARANKemudahan PendahuluanDiri(Pekeliling Perbendaharaan1PP;WP 3.2)Kemudahan Kad Korporat(KPTJ) (Pekeliling PejabatBendahari Bil. Tahun 2014)KEMUDAHAN UNTUKKAKITANGANUNIVERSITI DIBAWAHAP 100 (a)79

PERATURAN ARAHAN PEMBAYARANKemudahan Pendahuluan Diri(Pekeliling Perbendaharaan 1PP;WP 3.2)PermohonanPendahuluan Diridibenarkan untukbayaran sewa hoteldan elaun makan bagimenjalankan tugasrasmi termasuk bagimenjalani kursus danarahan penempatan.Pendahuluan Diriterdahulu hendaklahdiselesaikanBayaran penalti sepuluhperatus (10%) setahunhendaklah dikenakankepada penerimaPendahuluan Dirisekiranya gagalmembayar balik bakiwang Pendahuluan Diriyang diluluskan dalamtempoh satu (1) bulanselepas tarikh tuntutanperlu dibuat.80

PERATURAN ARAHAN PEMBAYARANKemudahan Kad Korporat (KPTJ)(Pekeliling Pejabat Bendahari Bil. Tahun 2014)Kemudahan kadkorporat untukKPTJ bagi tujuanperjalanan bertugasrasmi atauberkursus sahajaPenggunaan kadkorporat UPM selaindari tujuan perjalananbertugas rasmi danberkursus adalah tidakdibenarkan(contoh:pembelianjernal/ pembelianbekalan/ aset/inventori/bayarankeraian)Bagi pemegangpemegang kad yanggagal mengemukakanborang-borangtuntutan dalamtempoh yangditetapkan, potongangaji pemegang kadtersebut akan dibuatuntuk menyelesaikanpendahuluan tersebut81

PENDAHULUANJENISPENDAHULUANDOKUMEN SOKONGAN LAINDIPERLUKAN(SOK/KEW/SS012/BYR)1. Pendahuluan Diri- Surat/ Borang Kelulusan menghadiriseminar/kursus/konferensi- Borang Kelulusan BertugasRasmi/Lawatan/Kursus(SOK/KEW/BR009/BYR)- Borang Kelulusan Perjalanan Ke LuarNegara /SPLN- Borang Kelulusan Peruntukan(RMC/AKADEMIK)2. Pendahuluan Pelbagai- Salinan Kertas Kerja Program- Salinan Cabutan Minit JWK Berkaitan- Salinan Surat Tawaran Projek dari RMC)

TUNTUTAN PERJALANANJENISDOKUMEN SOKONGAN LAINDIPERLUKAN(SOK/KEW/SS009/BYR)1. DALAM NEGERI- Surat/ Borang Kelulusan menghadiri seminar/kursus/konferensi- Borang Kelulusan Bertugas Rasmi/Lawatan/Kursus(SOK/KEW/BR009/BYR)- Resit : Tempat Penginapan, tol/dobi/parking/pengangkutan awam/ kemudahan internet/ bayaranyuran/seminar/ tel (senarai nombor panggilan rasmi)- Tuntutan melebihi 3 bulan (Justifikasi)2. LUAR NEGARA- Surat/ Borang Kelulusan menghadiri seminar/kursus/konferensi- Borang Kelulusan Perjalanan Ke Luar Negara /SPLN- Borang Kelulusan Peruntukan (RMC/AKADEMIK)- Resit: sda

TUNTUTAN BAYARAN BALIKJENISDOKUMEN SOKONGAN LAIN DIPERLUKAN(SOK/KEW/SS009/BYR)1. PELBAGAI(UMUM)- Borang Tuntutan Pelbagai (SOK/KEW/BR010/BYR)atau Borang Baucer Kecil Wang Runcit(SOK/KEW/BR016/BYR)- Resit asal/ surat akuan perbelanjaan- Dokumen sokongan lain (surat tawaran/suratkelulusan bayaran/ bukti pindahan wang)2.PERUBATAN/PERGIGIAN- Borang Tuntutan Bayaran Balik Perbelanjaan(Pergigian/Perubatan) (SOK/KEW/BR011/BYR)- Resit asal- Pergigian : Swasta RM300, Kerajaan RM200/500- Perubatan – kelulusan dari Pejabat Pendaftar- kurang RM100 Bendahari 33. IMBUHANPETROL- KPTJ yang ber gred Jusa C (minima) dan menerimakad inden petrol- Tuntutan boleh dibuat untuk perjalanan tugas rasmi- Dokumen sokongan: surat jemputan mesyuarat/suratarahan keluar stesen/ emel/ jadual mesyuarat

TUNTUTAN BAYARAN PENSYARAHSAMBILANJENIS1. DALAMANDOKUMEN SOKONGAN LAIN DIPERLUKAN(SOK/KEW/SS009/BYR) Salinan Surat lantikan pensyarah/penunjuk ajar/ jurulatihdaripada PTJ berkaitan Borang Bayaran kepada Pensyarah Sambilan dan Lainlain Bayaran yag Berkaitan dengan Program Akademik(SOK/KEW/BR012/BYR) – eclaim salinan kehadiran pelajar Bayaran melalui Gaji Daftar Arahan BayaranHonorarium/Saguhati

Contoh : yuran pelajar, sewaan ruang/peralatan, hasil ladang, dan . KPT berpegang kepada surat MoF yang menyatakan bahawa Pegawai Pengawal adalah Pentadbir Kontrak. Oleh yang demikian, bagi . Telah menghantar surat kepada syarikat memohon