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Title pageMedisoft 22Users GuideDecember 2017

Copyright noticeCopyright noticeCopyright 2017 Richmond e-MDs, Inc. All Rights Reserved.Use of this documentation and related software is governed by a license agreement. Thisdocumentation and related software contain confidential, proprietary, and trade secretinformation of Richmond e-MDs, Inc., and is protected under United States andinternational copyright and other intellectual property laws. Use, disclosure, reproduction,modification, distribution, or storage in a retrieval system in any form or by any means isprohibited without the prior express written permission of Richmond e-MDs, Inc. Thisdocumentation and related software is subject to change without notice.Publication dateDecember 2017ProductMedisoft Corporate addressRichmond e-MDs, Inc.7800 Shoal Creek Blvd.East Wing 100EAustin, Texas 78757512-257-5200Medisoft 22iiDecember 2017

Table of ContentsTable of ContentsPreface . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ixWhere to Find Help . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Online Help . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Training . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Independent Value-Added Resellers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Medisoft Versions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .ixixixixixChapter 1 - Navigating in Medisoft. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1Toolbars. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1Title Bar. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1Menu Bar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1Toolbar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1Shortcut Bar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3Menus . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3File Menu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4Edit Menu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4Activities Menu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5Lists Menu. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6Reports Menu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7Tools Menu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8Window Menu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8Help Menu. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9Keystrokes and Shortcuts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9Common Keystrokes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10Keystrokes - List screens . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10Keystrokes - Transaction Entry . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11Keystrokes - Eligibility . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11Chapter 2 - Medisoft at a Glance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13Setting up Your Practice Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14Entering Transactions and Payments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21Generating Claims and Statements. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21Chapter 3 - Creating a Practice and Setup Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23Creating a Practice . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Creating the Practice Database . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Opening a Practice . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Setup Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Creating Rules Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .If you are a solo provider (file claims as an individual) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .If you are a group (file claims as a group). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Setting Program Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .2323242525262932Chapter 4 - Security Setup Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33Creating Users. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33Medisoft 22December 2017iii

Table of ContentsLogin/Password Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34Setting Permissions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35Chapter 5 - Entering Practice Information. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37Entering Basic Practice Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Entering a Practice IDs Rule . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Entering Practice Information for a Billing Service. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Billing Services . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .BillFlash Users . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .EDI Receiver Records . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .373739394041Chapter 6 - Setting up Providers and Provider Classes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43Entering Provider Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43Entering Provider IDs Rules . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45Chapter 7 - Referring Provider Records . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49Entering Referring Provider Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49Entering Referring Provider Rules . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50Chapter 8 - Insurance Classes and Insurance Carriers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53Insurance Classes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53Insurance Carriers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54Setting ICD Version Utility . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58Chapter 9 - Facility Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59Setup Scenarios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59Entering Facility Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59Entering Facility IDs Rules . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60Chapter 10 - Attorney, Employer, or Other Addresses . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63Chapter 11 - Procedure, Payment, Adjustment, and Diagnosis Codes . . . . . . . . . . . . . . 65Procedure, Payment, and Adjustment Codes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .General Tab . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Amounts Tab. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Allowed Amounts Tab (Advanced and Medisoft Network Professional) . . . . . . . .MultiLink Codes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .CPT Code Search . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .New CPT Code Search screen (single code search) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .New CPT Code Search screen (multiple code search). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Diagnosis Codes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Create ICD-10 Mappings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .65666667687071727476Chapter 12 - Billing Code List. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77Chapter 13 - Contact List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79Chapter 14 - Patients . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81Chart Number Considerations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81Entering Patient Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82Medisoft 22ivDecember 2017

Table of ContentsChapter 15 - Cases. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87Creating a Case. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87Copying a Case . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89Customizing the Case screen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91Chapter 16 - Entering Transactions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 93Unprocessed Transactions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96Chapter 17 - Quick Ledger and Quick Balance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 97Quick Ledger . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 97Quick Balance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99Chapter 18 - Creating Claims . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101Claim Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .The Claim Manager’s Job . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Creating Claims. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Editing Claims . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Printing Claims . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Troubleshooting Insurance Claims . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Claim Form Not Centered . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Reprinting Claims . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Changing Claim Status . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .101101102103104107107108108Chapter 19 - Creating Statements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111Statement Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Creating Statements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Editing Statements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Printing Statements. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Reprinting Statements. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Changing Statement Status . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Billing Cycles. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Troubleshooting Statement Printing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .111111113113116116117118Chapter 20 - Applying Deposits/Payments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 121Entering a Payment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Applying a Payment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .EOB Payments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Managed Care . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Capitation Payment. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .ePayments. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .121123124125125125Chapter 21 - AR Tracker . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 127Chapter 22 - Managing Small Balance Write-Offs. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 137Small Balance Write-off . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 137Chapter 23 - Using Electronic Services . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 139Electronic Claims Processing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 139Statement Processing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 139Eligibility Verification . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 139Medisoft 22December 2017v

Table of ContentsEligibility Verification Setup . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 139Eligibility Verification Results . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 140Chapter 24 - Scheduling Appointments. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 143Office Hours Overview. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Starting the Program . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .From the Windows Desktop . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .From Within Medisoft . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Office Hours Setup . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Using Office Hours . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Entering a New Appointment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Find Open Time . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Go To Date . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Wait List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Editing an Appointment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Changing a Telephone Number or Cell Phone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Changing Other Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Viewing Scheduled Appointments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Viewing Future Appointments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Using the Future Appointment List screen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Using the Edit Appointment screen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Rescheduling an Appointment. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Moving/Deleting an Appointment. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Moving an Appointment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Deleting an Appointment. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Recalling Patients . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Setting Program Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Options tab . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Multi Views tab . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Appointment Display tab . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49150151151152152153153154156Chapter 25 - Reports . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 157Reports Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Report Procedures . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Viewing a Report. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Printing a Report . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Exporting a Report . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Searching for a Specific Detail in a Report . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Available Reports . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Day Sheets . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Analysis Reports . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Aging Reports . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Production Reports . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Activity Reports . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Collection Reports . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Audit Reports . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .157157157157158158158158160163163164164165Chapter 26 - Program Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 167General Tab. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 167Data Entry Tab . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 168Payment Application Tab . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 168Medisoft 22viDecember 2017

Table of ContentsAging Reports Tab. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .HIPAA Tab/ICD 10 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Color-Coding Tab . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Transactions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Patients . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Billing Tab . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Statements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Billing Notes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Audit Tab . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .BillFlash Tab . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .170171171172172172173173174175Chapter 27 - Backup and Restore Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 177Backing Up Your Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Restoring Your Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Making a Hot Backup . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Restoring Your Hot Backup . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .177178179180Chapter 28 - Configuring a Mobile Device. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 183Medisoft Mobile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 183Features . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 183Glossary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 191Index . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 193Medisoft 22December 2017vii

Table of ContentsMedisoft 22viiiDecember 2017

PrefaceWhere to Find HelpOnline HelpAccess the online Help screens to find detailed information on each feature in Medisoft. OnlineHelp is available in two different ways: Context-Sensitive Help: For help in a particular part of Medisoft, click the area for which youneed help and press F1. The help topic for that area will appear. Main Help File: To access the main help file, click the Help menu and click Medisoft Help. Themain help file will appear, displaying the Contents tab. Use the Contents tab to viewcategorized topics for Medisoft. Use the Index and Search tabs to find out additional or specificinformation about Medisoft.TrainingThere are various training options available. Please contact your local Value-Added Reseller forinformation concerning these options.Independent Value-Added ResellersThere are Value-Added Resellers in your area who are knowledgeable and efficient in selling,installing, troubleshooting, and supporting your Medisoft program. Search the Medisoft website atwww.medisoft.com for a reseller in your area.Medisoft VersionsMedisoft comes in three versions:ProductFeaturesBasicOffers basic features for processing patient visits, claims, payments,and reporting.AdvancedOffers all that Basic does but provides greater reporting power, theability to process secondary claims, as well as sending patientstatements and collections processing.Medisoft 22December 2017ix

Medisoft VersionsPrefaceProductFeaturesNetwork ProfessionalOffers all the features of Basic and Advanced, but enables you tointegrate with an Electronic Health Records (EHR) system.In addition, with this version only, you can use a mobile device suchas an iPad, Android tablet, or iPhone to connect to your practicedata.Medisoft 22xDecember 2017

Chapter 1 - Navigating in MedisoftIn this chapter, you will learn about the basics of navigating in Medisoft, using the menus andkeyboard shortcuts.ToolbarsThere are four toolbars that you use to help you navigate in Medisoft.Title BarThe top bar on the screen is the Title bar and it displays the name of the active program andcontains Minimize, Maximize, and Close buttons on the right side.Figure 1. Title BarMenu BarJust below the Title bar is the Menu bar, which shows categories of activities available in Medisoft.Click one of the headings, such as File, Edit, Activities, Lists, Reports, Tools, screen, and Help, toopen a submenu with a list of all the options available in that category. For more information oneach drop-down menu, see “Menus” on page 3.Figure 2. Menu BarToolbarBelow the menu bar is the toolbar with an assortment of speed buttons (or icons) that are shortcutsto accessing options in Medisoft.Figure 3. ToolbarMedisoft 22December 20171

Customizing the ToolbarChapter 1 - Navigating in MedisoftSelect the option you want by clicking the appropriate button. To see the function of the toolbarbutton, hover the mouse cursor over it. The value will appear.Figure 4. Medisoft toolbar with icon highlightedCustomizing the ToolbarYou can customize the toolbar to fit your needs. You can change the order of the buttons in thetoolbar or remove them so they do not appear. You can create a new toolbar with only the buttonsor file names that you want. In addition, you can move the toolbar to the top, bottom, or either sideof the screen or return it to its original position and layout.To customize the toolbar:1. Right-click an open space on the toolbar and click Customize. The Customize screenappears.Figure 5. Customize screen2. Use the options on the tabs to make your choices.3. Click the Close button when you are done.Medisoft 222December 2017

Chapter 1 - Navigating in MedisoftShortcut BarShortcut BarFigure 6. Shortcut BarAt the bottom of the screen, above the Status bar, is a shortcut bar that describes the availableshortcut function keys available in the active screen. This bar may also be referred to as the“function help bar.”MenusThere are eight drop-down menus from the menubar that have options that allow you to work inMedisoft.Medisoft 22December 20173

File MenuChapter 1 - Navigating in MedisoftFile MenuFigure 7. File menuThe File menu contains options for managing your practice files.Edit MenuFigure 8. Edit menuThe functions of the Edit menu are Cut, Copy, Paste, and Delete.Medisoft 224December 2017

Chapter 1 - Navigating in MedisoftActivities MenuActivities MenuFigure 9. Activities menuYou will use the options on this menu for much of your daily routine. Here is where you entertransactions and payments, create claims, view balances, and open Office Hours.Medisoft 22December 20175

Lists MenuChapter 1 - Navigating in MedisoftLists MenuFigure 10. Lists menuThis menu provides access to the various list screens available in Medisoft. Here is where you willset up your patients, providers, insurance companies, diagnosis codes, and other basic data youwill need to file claims and send statements to patients.Medisoft 226December 2017

Chapter 1 - Navigating in MedisoftReports MenuReports MenuFigure 11. Reports menuReports within Medisoft are accessible through the Reports menu. A wide variety of reports enableto you to track your practice and see the state of your practice at any time.Medisoft 22December 20177

Tools MenuChapter 1 - Navigating in MedisoftTools MenuFigure 12. Tools menuThe options available in this menu help you access peripheral programs and information to helpyou manage your practice.Window MenuFigure 13. Window menuThis menu contains options that control the display of screens in Medisoft.Medisoft 228December 2017

Chapter 1 - Navigating in MedisoftHelp MenuHelp MenuFigure 14. Help menuThe Help menu contains access to information on how to use Medisoft, as well as how to register.Keystrokes and ShortcutsSpecial keyboard shortcuts reduce the number of times you have to click the mouse or press keysto accomplish a task.Medisoft 22December 20179

Common KeystrokesChapter 1 - Navigating in MedisoftCommon CTRL SCTRL XCTRL CCTRL VALT DOWN ARROWActionOpens Help files in most screens.Closes or cancels the current function or screen.Saves whatever you are working on.Opens a search screenOpens the Quick Ledger screen.

Medisoft 22 December 2017 ix Preface Where to Find Help Online Help Access the online Help screens to find detailed information on each feature in Medisoft. Online Help is available in two different ways: Context-Sensitive Help: For help in a particular part of Medisoft, click the area for which you need help and press F1.